Il concetto in genere costituisce la base decisionale a favore o contraria al sostegno e alla realizzazione di un intervento. Qui vengono definiti gli obiettivi dell’intervento, elencate le misure e fissati i traguardi intermedi. Prima di prendere una decisione a favore dell’intervento previsto, non ha senso, soprattutto nel caso di interventi a lungo termine, pianificare nel dettaglio la successiva fase di implementazione. La pianificazione dettagliata si ascrive tra i compiti della conduzione del programma o del progetto nella fase di implementazione, tenendo conto degli sviluppi dinamici all’interno dei setting nei quali si auspica intervenire. L’elemento strutturale centrale della conduzione è la successione regolare nel tempo di traguardi intermedi.
I traguardi intermedi sono punti di riferimento nella fase di implementazione, che la articolano in tappe e a fronte dei quali viene verificato retroattivamente lo svolgimento del progetto e viene definita la pianificazione dettagliata della tappa successiva. Si consiglia pertanto di ripartire regolarmente i traguardi intermedi sull’arco della fase di implementazione del progetto (ogni 3-9 mesi). In questo modo nella fase di implementazione si avranno delle tappe della medesima durata.
Nella gestione “classica“ dei progetti i traguardi intermedi vengono definiti quali momenti temporali entro i quali devono essere fornite determinate prestazioni quali presupposti essenziali per la misura successiva da mettere in atto. Essi vengono definiti primariamente da un punto di vista contenutistico e possono venire “raggiunti“ o “non raggiunti“. Nel caso di interventi nell’ambito della promozione della salute e della prevenzione la reciproca dipendenza delle misure a diversi livelli di intervento in genere risulta piuttosto ridotta e la riflessione regolare su tutte le attività ad ogni livello appare prioritaria. Per questo motivo i traguardi intermedi nel sistema qualitativo quint-essenz vengono essenzialmente definiti su un piano temporale. I contenuti emergono in un secondo tempo attraverso la definizione di obiettivi parziali per le diverse misure rilevanti ai fini dei traguardi intermedi corrispettivi.
La conduzione degli interventi nell’ambito della promozione della salute e della prevenzione non è orientata in prima linea alla gestione di prestazioni da parte degli attori coinvolti, bensì agli esiti generati nel sistema di obiettivi.
I traguardi intermedi con gli obiettivi parziali distribuiti a scadenze regolari per ogni misura servono retrospettivamente a una riflessione critica riguardo alla tappa conclusasi e prospettivamente alla pianificazione dettagliata della tappa successiva (cfr. fig. 1).
All’inizio della fase di implementazione si concretizza la prima tappa della realizzazione. Per ogni misura della prima tappa, qualora non sia già stato fatto nella fase concettuale, si definiscono inizio e fine, scadenze importanti nonché una persona responsabile. Infine, per ognuna di queste misure si stabilisce un obiettivo parziale per il primo traguardo intermedio.
Gli obiettivi parziali definiscono i valori ideali dei progressi di un progetto. Per la formulazione degli obiettivi parziali ci si avvale dei medesimi criteri applicati agli obiettivi finali del progetto: devono essere valutabili e, nel limite del possibile, orientati verso gli esiti.Se il raggiungimento di un obiettivo parziale non risulta immediatamente individuabile, prima dello svolgimento della tappa corrispettiva è necessario attuare delle misure di valutazione.
Gli obiettivi parziali per le singole misure costituiscono, a conclusione della prima tappa, la base per una riflessione critica in occasione degli incontri orientativi. Quali obiettivi parziali è stato possibile raggiungere? Quali misure si sono rivelate efficaci e quali no? L’attuale svolgimento del progetto ha delle conseguenze sulle prossime mosse oppure è necessario apportarvi delle modifiche?
Durante gli incontri orientativi si valuta il raggiungimento degli obiettivi parziali e il rispetto del budget, i progressi del progetto nonché si evidenziano eventuali risultati e sviluppi inattesi, e si discutono opportunità, rischi e possibili conseguenze per la fase successiva. Gli incontri servono da un lato a chiarire gli aspetti tecnici, dall’altro offrono spazio alla riflessione sul lavoro di squadra, alla comunicazione nell’ambito dell’organizzazione programmatica o progettuale e all’elaborazione di conflitti e di altri temi personali.
Infine, le prestazioni degli attori dovrebbero essere debitamente apprezzate e i successi festeggiati congiuntamente.
Attraverso la definizione ricorrente di obiettivi parziali per le singole misure e la valutazione del raggiungimento degli stessi, la conduzione degli interventi diventa un processo ciclico progressivo, che per ogni tappa contempla quattro mansioni:
La pianificazione si riferisce alla concretizzazione di misure e alla definizione degli obiettivi parziali. Alla realizzazione delle misure segue la loro valutazione. Di tanto in tanto, però, il raggiungimento dell’obiettivo parziale è talmente evidente da non richiedere alcuna particolare misura valutativa. La riflessione in questo ciclo di sviluppo si riferisce all’effettività e all’efficienza delle misure applicate. I risultati vengono utilizzati per la pianificazione dettagliata della tappa successiva e a questo punto inizia un nuovo ciclo.
Se articolare il vostro programma o progetto temporalmente e definite i traguardi parziali come punti di riferimento regolare e li utilizzati a livello di conduzione, potete reagire in maniera opportuna a una 'mutata situazione' e correggere tempestivamente eventuali andamenti errati. Se riflettete sui progressi del programma o del progetto in occasione degli incontri orientativi, nel periodo tra un traguardo parziale e l’altro potete concentrarvi sull’attuazione delle misure.
Con una pianificazione e una realizzazione accurate della prima tappa, il vostro intervento gode di maggiori possibilità di successo.
Attraverso gli incontri orientativi potete garantire alla vostra pianificazione la dovuta flessibilità e condurre così le procedure correnti in maniera attiva e regolare, incentivando in tal modo anche creatività e spirito innovativo. Una riflessione regolare sulla collaborazione può servire a individuare tempestivamente potenziali di conflitto all’interno del team e a trovare soluzioni costruttive.
Per la fase di implementazione definite dei traguardi parziali a intervalli regolari. Per ogni traguardo parziale e per ogni misura rilevante al momento dello stesso formulate degli obiettivi intermedi valutabili.
Durante gli incontri orientativi tenete conto dei seguenti aspetti: