En règle générale, c’est un concept qui est à la base d’une décision en faveur ou contre la réalisation d’une intervention ou du soutien à lui apporter. C’est dans le concept que sont définis les objectifs de l’intervention, qu’est dressée la liste des mesures à prendre et que sont fixées les étapes du projet. Avant qu’une décision en faveur de l’intervention ait été prise, cela n’a guère de sens de planifier en détail la phase suivante de son implémentation, du moins pour des interventions qui se déroulent sur un long terme. La planification détaillée est une tâche qui relève du pilotage du programme et du projet dans la phase d’implé-mentation et qui doit tenir compte des développements dynamiques dans le setting où l’on veut intervenir. L’élément structurel central du pilotage se fonde sur une suite ponctuelle et régulière de pointages sur l’évolution du projet.
Les pointages sont des « temps d’arrêt » pendant la phase d’implémentation d’un projet. Ils sont destinés à la structurer en étapes, servent à examiner le déroulement du projet et à procéder à la planification détaillée de la prochaine étape. Pendant la phase d’implé-mentation, il est recommandé de prévoir régulièrement des séances de pointage (à intervalle de 3 à 9 mois), ce qui permet aussi de définir des étapes de longueur identiques pendant toute la durée de l’implémentation.
Dans le cadre de la gestion « classique » de projets, les pointages sont définis comme des « temps d’arrêt », moments où certaines prestations essentielles doivent avoir été fournies afin d’avoir créé les conditions pour les mesures suivantes. Elles sont en priorité définies sur le plan du contenu et peuvent être « atteintes » ou « non atteintes ». Lors d’interventions dans le domaine de la promotion de la santé et de la prévention, l’interdépendance entre les mesures à divers niveaux d’action est en règle plutôt faible et c’est la réflexion régulière sur les activités à tous les échelons qui occupe la première place. C’est la raison pour laquelle, dans le système de qualité quint-essenz, les pointages sont prioritairement définis à l’échelon temporel. Les contenus résultent de façon secondaire de la définition des objectifs inter-médiaires pour les diverses mesures qui sont déterminantes pour le pointage correspondant.
Le pilotage des interventions dans le domaine de la promotion de la santé et de la prévention n’est pas en premier lieu centré sur la gestion des prestations, mais sur les effets par rapport aux objectifs.
Des séances de pointages à intervalles réguliers, avec des objectifs intermédiaires pour chaque mesure en cours, permettent une réflexion rétrospective et critique sur l’étape qui vient de s’achever et prospective pour la planification détaillée de l’étape suivante (voir illustration 1).
C’est au début de la phase d’implémentation que la première étape de l’intervention est concrétisée. Pour chaque mesure de cette première étape - si cela n’a pas encore été fait lors de la phase de conception – sont définis son début et sa fin, les délais importants ainsi qu’une personne responsable. Ensuite est fixé pour chaque mesure un objectif intermédiaire à atteindre pour la première séance de pointage.
Les objectifs intermédiaires définissent les valeurs de référence pour l’avancée du projet. La formulation des objectifs intermédiaires se fonde sur les mêmes critères que la formulation des objectifs du projet : ils doivent être vérifiables et – si possible – axés sur les effets. Lorsque l’atteinte d’un objectif intermédiaire n’est pas immédiatement vérifiable, des mesures d’évaluation sont nécessaires avant la fin de l’étape concernée.
A la fin de la première étape, les objectifs intermédiaires des diverses mesures servent de base pour une réflexion critique lors de la première séance de pointage. Quels sont les objectifs intermédiaires qui ont été atteints ? Quelles mesures ont été efficaces ? Lesquelles non ? Le déroulement de la première étape a-t-il des conséquences pour le déroulement futur du projet ou faut-il en corriger ou en adapter certains points ?
Les séances de pointage sont destinées à examiner l’atteinte des objectifs intermédiaires, le respect du budget et l’avancée du projet, à refléter les progrès réalisés ainsi que des événe-ments et des développements non planifiés, à discuter les chances et les risques et les conséquences possibles pour la prochaine étape. Ces séances servent d’une part à discuter des aspects techniques et, d’autre part, elles offrent un espace de réflexion sur le travail de l’équipe, sur la communication au sein de l’organisation du programme ou du projet et pour aborder des conflits et d’autres thèmes personnels.
Les prestations des divers acteurs devraient également être dûment honorées lors de ces séances et les progrès fêtés ensemble.
La tâche récurrente de la définition d’objectifs intermédiaires pour chaque mesure et l’examen de l’atteinte de ces objectifs constitue pour le pilotage des interventions un processus cyclique progressif qui, pour chaque étape, comporte trois tâches :
La Planification se réfère à la concrétisation de mesures et à la définition d’objectifs intermédiaires. La Réalisation des mesures est suivie de leur Evaluation. Le cas échéant, l’atteinte d’un objectif intermédiaire est suffisamment évidente pour qu’aucune mesure d’évaluation particulière soit nécessaire. La Réflexion dans ce cycle de développement concerne l’effectivité et l’efficacité des mesures réalisées. Les résultats en sont utilisés pour la planification détaillée de la prochaine étape et représente le début d’un nouveau cycle.
Si vous procédez à une structuration temporelle de votre programme ou de votre projet et fixez des pointages réguliers pour une réflexion et pour le pilotage de l’intervention, vous pourrez réagir de manière appropriée à un « changement de situation » et corriger à temps des développements non souhaités. Si vous reflétez les progrès du programme ou du projet lors de séances de pointage, vous pourrez, dans l’intervalle, vous concentrer sur la réalisation des mesures mises en œuvre.
Avec une planification et une réalisation soigneuses de la première étape, une intervention a plus de chances de succès.
Grâce aux séances de pointage, vous pouvez procéder à une planification plus souple et effectuer un pilotage actif et régulier des processus en cours. Cette manière de faire favorise aussi la créativité et l’innovation. Une réflexion régulière sur la collaboration peut vous aider à identifier à temps des potentiels de conflits dans l’équipe et à trouver des solutions constructives.
Pour la phase d’implémentation du projet, fixez des séances de pointage à intervalles réguliers. Formulez des objectifs vérifiables pour chaque mesure déterminante pour la séance de pointage prévue.
Pour l’ordre du jour de vos séances de pointage, prenez en compte les aspects suivants :