Che cos’è un meeting kick-off?
Il meeting kick-off annuncia l’avvio ufficiale del progetto a tutte le persone coinvolte nello stesso: il team del progetto, il responsabile dell’iniziativa, il gruppo di conduzione e di sostegno (se presenti) ed eventuali partner partecipanti. Un meeting di questo tipo crea chiarezza, trasparenza e un vincolo nei confronti di partecipanti, partner e altresì dell’opinione pubblica. La direzione del progetto offre la possibilità di gettare le basi per una cultura imperniata sulla collaborazione costruttiva.
Il momento ideale per organizzare un meeting kick-off è quando:
- la richiesta di progetto è stata approvata
- i partecipanti al progetto sono stati definiti (cfr. struttura del progetto)
- l’organizzazione del progetto è stata stabilita (definizione dei ruoli)
In genere il meeting kick-off è preceduto da diversi incontri di preparazione del progetto.
Quali sono gli obiettivi di un meeting kick-off?
Essenzialmente questi:
- trasmettere le medesime informazioni a tutti i partecipanti
- definire la collaborazione
- definire e rendere noti a tutti i ruoli dei singoli membri
- confermare la convinzione e la motivazione dei partecipanti a realizzare il progetto.
Spetta al responsabile del progetto organizzare e realizzare l’incontro e controllare il raggiungimento degli obiettivi.
Come si presentano svolgimento e contenuti di un meeting kick-off?
Il responsabile del progetto invia anticipatamente un ordine del giorno con i temi e un lasso di tempo previsto da dedicare alle discussioni. Questi i principali contenuti:
- trasmettere le informazioni più importanti riguardo a progetto e incarico
- presentare la pianificazione del progetto e i primi passi concreti
- conoscere i membri del team e le altre persone coinvolte
- nominare e definire i ruoli ( potere decisivo o funzione consultiva)
- stabilire le regole della collaborazione
- affrontare questioni in sospeso e aspetti critici
L’incontro, pur vantando una struttura chiaramente definita, deve lasciare spazio alla comunicazione aperta e risultare motivante.
Ritiro iniziale con il team del progetto
Dopo il meeting kick-off si elabora la pianificazione dettagliata della prima tappa. Per creare una buona base di lavoro e consolidare l’identità del team, sarebbe opportuno riunirsi con il gruppo, magari nel quadro di un vero e proprio ritiro di uno o due giorni (cfr. sviluppo del team). Questi i contenuti del ritiro iniziale:
- elaborare la pianificazione dettagliata
- definire i diversi punti di vista e le aspettative soprattutto in termini di obiettivi
- discutere ruoli e competenze all’interno del team
- creare un concetto comune di collaborazione
- esprimere dubbi e paure
Nell’ambito della pianificazione di un ritiro iniziale, occorre tenere conto soprattutto di due aspetti: programmare tempo a sufficienza e cercare un luogo adeguato in cui il team si senta a suo agio.
- I preparativi per il progetto sono piuttosto confusi e ormai il momento giusto per organizzare il meeting kick-off è passato.
- Ritenete inutile un ritiro iniziale con il team in quanto i membri dello stesso sono già sufficientemente motivati e interessati.
- Con un meeting kick-off create chiarezza, trasparenza e un vincolo tra i partecipanti, gettando così una solida base per il vostro progetto.
- Con il ritiro iniziale rafforzate la motivazione, consolidate l’identità e lo spirito di squadra e date inizio a una collaborazione aperta e costruttiva.
- Contemplate la pianificazione del meeting kick-off tempestivamente nell’ambito dei preparativi, e sfruttate l’incontro quale elemento strutturale della futura collaborazione.
- Approfittate del ritiro iniziale per stabilire una collaborazione fruttuosa all’interno del team.
- Dove intravvedete il maggior vantaggio di un meeting kick-off per il vostro progetto?
- È chiaro chi e per quale ragione dovrebbe partecipare al meeting e chi fornire i diversi contributi?
- Mediante quale intervento creativo è possibile appoggiare con successo l’avvio del progetto?
