Il concetto di comunicazione si riferisce a svariati e reciproci processi di informazione generati nell’ambito di una collaborazione. Sarebbe riduttivo interpretare la comunicazione come la mera elaborazione e diffusione di informazioni.
La distinzione tra comunicazione all’interno di un sistema progettuale o programmatico (comunicazione interna) e comunicazione con l’ambiente (comunicazione esterna) serve a definire le specifiche mansioni di ognuno. Si tratta dunque di dare la giusta attenzione a entrambi gli aspetti.
Una buona comunicazione tra i partecipanti a progetti o programmi costituisce un aspetto essenziale della qualità di un progetto o di un programma di promozione della salute e di prevenzione, in quanto ogni forma di collaborazione contempla essenziali processi di comunicazione (Litke 2007).
In progetti o programmi che vogliono assolvere l’approccio partecipativo, obiettivi e contenuti andrebbero elaborati congiuntamente e le decisioni andrebbero predisposte e prese di comune accordo.
Di conseguenza, per dirigere un progetto o un programma è importante possedere una buona dose di forza di persuasione, poiché l’avvio e il sostegno di processi di sviluppo risultano prioritari rispetto all’imposizione dei propri interessi e delle proprie esigenze. Chi dirige progetti o programmi spesso non possiede le competenze formali né la facoltà di imporre decisioni nell’ambito di una struttura progettuale o programmatica tanto complessa (Litke 2007).
Un compito centrale della comunicazione è quello di definire i canali entro i quali avviene l’elaborazione congiunta dei contenuti di progetti o programmi nonché lo scambio di esperienze. In questo modo aspettative, stime e speranze dei soggetti coinvolti possono essere valutate, a garanzia che non divergano troppo tra loro.
In relazione alla comunicazione interna, si dovrebbero trovare delle risposte alle seguenti domande orientative:
Per la determinazione dei vasi e dei canali di comunicazione in seno a un programma o a un progetto, i partecipanti devono essere scelti in maniera finalizzata conformemente ai loro settori operativi, affinché la collaborazione possa risultare snella ed efficiente. Altrettanto importante è che le informazioni vengano trasmesse sempre ad hoc e i partecipanti al progetto o al programma non vengano sommersi da dati e notizie che non li concernono direttamente. Altrimenti sussiste il pericolo che con il tempo si perdano di vista le informazioni importanti.
Per quanto riguarda la comunicazione esterna, l’attenzione è focalizzata sulla trasmissione di contenuti e messaggi del progetto o del programma a gruppi target selezionati. A seconda degli obiettivi del progetto o del programma, può consistere in un intervento volto ad esempio a sensibilizzare o a mobilitare gruppi di popolazione, a convincere i detentori del potere decisionale politico o ad acquisire centri di competenza e specialisti che non fanno parte della struttura programmatica e progettuale.
Nella comunicazione esterna è particolarmente importante calibrare forma, linguaggio e contenuti ai (i) gruppo (i) target prescelto (i). Mentre la comunicazione interna ha luogo tra persone che conoscono a fondo il progetto o il programma e in genere hanno familiarità con il linguaggio specifico utilizzato, spesso con i gruppi target della comunicazione esterna la situazione è ben diversa.
Per la comunicazione esterna, si tratta di rispondere alla seguenti domande (cfr. anche concetto di comunicazione):
Benché nella comunicazione esterna spesso prevalgano informazioni unilaterali verso l’esterno, anche in questo caso può risultare vantaggioso stabilire una forma di comunicazione reciproca. In che misura e con quale scopo un progetto o un programma deve curare uno scambio regolare con gli attori esterni? In che modo i feedback dell’ambiente esterno devono essere accolti ed elaborati?
Interna ed esterna, la comunicazione può contribuire in misura decisiva al successo o al fallimento di un progetto. Motivo per cui, nei programmi e nei progetti di promozione della salute e di prevenzione più ampi, esattamente come nelle organizzazioni, in genere si elabora un concetto di comunicazione e si definisce un responsabile che gestisca la comunicazione, curi i contatti con i media e controlli i contenuti importanti prima della diffusione (pubblicazione).
In caso di temi scottanti e controversi, conviene predisporre una lista di argomenti con possibili domande e risposte nonché chiare disposizioni linguistiche, per prepararsi a livello di contenuti a rispondere a questioni critiche da parte dei rappresentanti del media.
Se garantite uno scambio regolare di esperienze, affrontate spesso aspettative, dubbi e insicurezze, si creano meno malintesi e conflitti.
Realizzare un concetto di comunicazione e prepararsi accuratamente alle domande dei media vi permette di gestire la comunicazione in maniera attiva e finalizzata.
Se garantite uno scambio regolare di esperienze, affrontate spesso aspettative, dubbi e insicurezze, si creano meno malintesi e conflitti.
Realizzare un concetto di comunicazione e prepararsi accuratamente alle domande dei media vi permette di gestire la comunicazione in maniera attiva e finalizzata.