Comunicazione

Il concetto di comunicazione si riferisce a svariati e reciproci processi di informazione generati nell’ambito di una collaborazione. Sarebbe riduttivo interpretare la comunicazione come la mera elaborazione e diffusione di informazioni.

La distinzione tra comunicazione all’interno di un sistema progettuale o programmatico (comunicazione interna) e comunicazione con l’ambiente (comunicazione esterna) serve a definire le specifiche mansioni di ognuno. Si tratta dunque di dare la giusta attenzione a entrambi gli aspetti.

Comunicazione interna

Una buona comunicazione tra i partecipanti a progetti o programmi costituisce un aspetto essenziale della qualità di un progetto o di un programma di promozione della salute e di prevenzione, in quanto ogni forma di collaborazione contempla essenziali processi di comunicazione (Litke 2007).

In progetti o programmi che vogliono assolvere l’approccio partecipativo, obiettivi e contenuti andrebbero elaborati congiuntamente e le decisioni andrebbero predisposte e prese di comune accordo.

Di conseguenza, per dirigere un progetto o un programma è importante possedere una buona dose di forza di persuasione, poiché l’avvio e il sostegno di processi di sviluppo risultano prioritari rispetto all’imposizione dei propri interessi e delle proprie esigenze. Chi dirige progetti o programmi spesso non possiede le competenze formali né la facoltà di imporre decisioni nell’ambito di una struttura progettuale o programmatica tanto complessa (Litke 2007).

Un compito centrale della comunicazione è quello di definire i canali entro i quali avviene l’elaborazione congiunta dei contenuti di progetti o programmi nonché lo scambio di esperienze. In questo modo aspettative, stime e speranze dei soggetti coinvolti possono essere valutate, a garanzia che non divergano troppo tra loro.

In relazione alla comunicazione interna, si dovrebbero trovare delle risposte alle seguenti domande orientative:

Chi necessita di uno scambio di esperienze e di informazioni (e di quale tipo) per svolgere correttamente i propri compiti?
Quali contenuti dovrebbero essere comunicati attraverso i diversi canali (riunioni, incontri per scambio di esperienze, piattaforme online, intranet, e-mail ecc.)?
Quando e con quale regolarità deve avvenire la comunicazione?
Chi è responsabile della predisposizione e della diffusione delle diverse informazioni?

Per la determinazione dei vasi e dei canali di comunicazione in seno a un programma o a un progetto, i partecipanti devono essere scelti in maniera finalizzata conformemente ai loro settori operativi, affinché la collaborazione possa risultare snella ed efficiente. Altrettanto importante è che le informazioni vengano trasmesse sempre ad hoc e i partecipanti al progetto o al programma non vengano sommersi da dati e notizie che non li concernono direttamente. Altrimenti sussiste il pericolo che con il tempo si perdano di vista le informazioni importanti.

Comunicazione esterna

Per quanto riguarda la comunicazione esterna, l’attenzione è focalizzata sulla trasmissione di contenuti e messaggi del progetto o del programma a gruppi target selezionati. A seconda degli obiettivi del progetto o del programma, può consistere in un intervento volto ad esempio a sensibilizzare o a mobilitare gruppi di popolazione, a convincere i detentori del potere decisionale politico o ad acquisire centri di competenza e specialisti che non fanno parte della struttura programmatica e progettuale.

Nella comunicazione esterna è particolarmente importante calibrare forma, linguaggio e contenuti ai (i) gruppo (i) target prescelto (i). Mentre la comunicazione interna ha luogo tra persone che conoscono a fondo il progetto o il programma e in genere hanno familiarità con il linguaggio specifico utilizzato, spesso con i gruppi target della comunicazione esterna la situazione è ben diversa.

Per la comunicazione esterna, si tratta di rispondere alla seguenti domande (cfr. anche concetto di comunicazione):

Che cosa si dovrebbe raggiungere concretamente presso i diversi gruppi target – quali sono gli obiettivi della comunicazione esterna?
Attraverso quali canali è possibile raggiungere efficientemente questi gruppi target (setting specifici, quotidiani, manifesti, siti web ecc.)?
Quali sono i messaggi centrali che dovrebbero essere trasmessi e come vanno formulati per risvegliare l’attenzione dei gruppi target?
Quali media (per es. giornali, radio, TV, internet) risultano più efficaci nella trasmissione dei diversi messaggi ai diversi gruppi target?
Quali misure di comunicazione concrete ne derivano?
Come è possibile verificare se la comunicazione è stata efficace e se gli obiettivi sono stati raggiunti?

Benché nella comunicazione esterna spesso prevalgano informazioni unilaterali verso l’esterno, anche in questo caso può risultare vantaggioso stabilire una forma di comunicazione reciproca. In che misura e con quale scopo un progetto o un programma deve curare uno scambio regolare con gli attori esterni? In che modo i feedback dell’ambiente esterno devono essere accolti ed elaborati?

Programmare e gestire la comunicazione

Interna ed esterna, la comunicazione può contribuire in misura decisiva al successo o al fallimento di un progetto. Motivo per cui, nei programmi e nei progetti di promozione della salute e di prevenzione più ampi, esattamente come nelle organizzazioni, in genere si elabora un concetto di comunicazione e si definisce un responsabile che gestisca la comunicazione, curi i contatti con i media e controlli i contenuti importanti prima della diffusione (pubblicazione).

In caso di temi scottanti e controversi, conviene predisporre una lista di argomenti con possibili domande e risposte nonché chiare disposizioni linguistiche, per prepararsi a livello di contenuti a rispondere a questioni critiche da parte dei rappresentanti del media.

Riferimenti bibliografici

Litke, H. D. (2007) Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. München: Hanser.

Che cosa può dissuadervi dal considerare questi aspetti

Se garantite uno scambio regolare di esperienze, affrontate spesso aspettative, dubbi e insicurezze, si creano meno malintesi e conflitti.

Realizzare un concetto di comunicazione e prepararsi accuratamente alle domande dei media vi permette di gestire la comunicazione in maniera attiva e finalizzata.

Argomenti a favore

Se garantite uno scambio regolare di esperienze, affrontate spesso aspettative, dubbi e insicurezze, si creano meno malintesi e conflitti.

Realizzare un concetto di comunicazione e prepararsi accuratamente alle domande dei media vi permette di gestire la comunicazione in maniera attiva e finalizzata.

Cosa fare concretamente

Definite la necessità di scambio di esperienze e di informazioni per i diversi partecipanti al progetto e stabilite con quali sistemi e attraverso quali canali di informazione è possibile soddisfare questo bisogno.
Stabilite incontri regolari per discutere e scambiarsi esperienze, che consentano processi di apprendimento e di sviluppo comuni.
Definite gli obiettivi di riunioni e incontri, preparateli accuratamente e inviate le tematiche e i documenti con il dovuto anticipo, in modo che tutti possano prepararsi adeguatamente. Riunioni mal preparate svolgono un effetto paralizzante e frustrante.
Allestite un concetto di comunicazione per definire obiettivi, gruppi target, contenuti e canali di informazione per la comunicazione esterna e pianificate le relative misure da adottare.

Domande di riflession

Tutti i partecipanti al progetto o al programma posseggono le informazioni a loro utili (non troppe né troppo poche) al momento giusto?
Lo scambio all’interno del team e con gli altri attori in seno all’organizzazione del programma e del progetto è strutturato efficientemente?
Forma, contenuto e lingua della comunicazione esterna sono commisurate ai corrispettivi gruppi target?
Sete preparati in maniera adeguata alle domande critiche da parte dei media?