Nella fase di implementazione è necessario verificare periodicamente l’osservanza del budget. Eventuali divergenze nelle singole voci (conti) devono essere documentate e giustificate.
È opportuno eseguire la verifica dello sviluppo finanziario in concomitanza con le tappe intermedie del progetto (pietre miliari). Verifiche periodiche le consentono di essere sempre aggiornato sullo sviluppo finanziario del progetto e in caso di necessità può intervenire apportando misure correttive.
La contabilità dovrebbe sempre – quindi anche al raggiungimento dei singoli traguardi intermedi – essere in grado di fornire informazioni sulla situazione attuale.
Per ciascuna misura e per ciascuna attività principale del progetto occorre stimare il dispendio previsto in termini di tempo. Qualora vi fosse l’alternativa tra diverse misure possibili, questo calcolo permette di scegliere la variante più conveniente in termini di spese di personale.
Al termine di ciascuna tappa di progetto è possibile rapportare i costi e le spese di personale necessarie per la realizzazione delle diverse misure previste ai benefici che hanno generato. Il rapporto costi-benefici indica se le misure previste, oltre ad essere effettive (efficaci) – valore che si auspica sia confermato anche nella valutazione – siano anche efficienti (economicamente sostenibili).
Per poter stilare un rapporto costi-benefici occorre preventivamente registrare e documentare scrupolosamente i tempi di lavoro necessari per la realizzazione delle singole misure.
Le conoscenze sul rapporto tra la spesa finanziaria e le spese di personale e i benefici – con particolare riferimento all’efficacia delle misure – favoriscono la buona conduzione del progetto e permettono di ripartire in modo efficiente le risorse disponibili per il raggiungimento degli obiettivi del progetto. La registrazione dei tempi di lavoro consente di verificare se la stima del dispendio in termini di risorse umane (budget temporale) era commisurata alle esigenze reali.
Confronti periodicamente le entrate e le uscite reali con il preventivo (budget). I moderni programmi contabili spesso consentono di calcolare automaticamente eventuali scostamenti dalle cifre preventivate.
Registri scrupolosamente il tempo che lei e gli altri membri del team di progetto impiegate per svolgere le diverse attività previste nella fase di pianificazione, implementazione e valutazione del progetto. La registrazione dei tempi costituisce una base ideale per effettuare una stima realistica del dispendio in termini di tempo e di personale in occasione di un prossimo progetto.