Nella fase di sviluppo della bozza non è solitamente ancora possibile allestire un budget dettagliato, ma dovrebbe essere possibile effettuare una prima stima dei costi e delle entrate. Quando si procede alla formulazione del concetto, la pianificazione dovrebbe essere abbastanza progredita da consentire la pianificazione delle risorse necessarie per la realizzazione del progetto. Alla voce entrate bisogna indicare chi sosterrà o chi dovrebbe sostenere i costi previsti.
Il budget del progetto dovrebbe, conformemente al modello dei costi complessivi, includere nella voce uscite tutto ciò che comporta un costo per il progetto. Negli interventi in sistemi socio-spaziali complessi può risultare difficile effettuare una stima precisa dei costi. Per questo è sempre opportuno calcolare una riserva di fondi per gli imprevisti.
Alla voce entrate vanno elencate le risorse finanziarie stanziate dall’istituzione responsabile e dai finanziatori esterni come pure, nella rubrica risorse proprie, tutti i contributi e le prestazioni forniti a titolo gratuito dall’istituzione responsabile.
La somma delle uscite e delle entrate dovrebbe risultare in un pareggio, perché ogni costo del progetto deve essere coperto.
In contabilità le singoli voci di bilancio sono definite anche conti, che a loro volta sono raggruppati in classi di conti. I costi per la direzione del progetto (conto), ad esempio, possono essere conteggiati nella classe di conto “spese del personale”.
L’organizzazione responsabile o anche i finanziatori esterni possono stabilire come deve essere strutturato e articolato il budget (piano contabile).
Alla voce uscite sono registrate le spese di personale nonché le spese di esercizio e di materiale.
Le retribuzioni per la direzione del progetto e per i collaboratori del team di progetto costituiscono spesso l’onere maggiore dei progetti d’intervento.
Nella fase di concezione può risultare difficile calcolare i costi precisi per la realizzazione delle diverse misure visto che in questa fase non è possibile, e non si dovrebbe, pianificare le misure nel dettaglio.
Nel calcolo dettagliato dei costi preventivati per le spese di esercizio e di materiale bisogna inserire anche l’uso dell’infrastruttura e di altre risorse messe a disposizione dall’organizzazione responsabile. Tale uso dovrebbe essere stabilito in un accordo vincolante. Questi costi devono essere inclusi nel budget anche se l’organizzazione responsabile non emette alcuna fattura per l’uso delle postazioni di lavoro, compreso l’uso dei computer, dei telefoni, delle fotocopiatrici, ecc. L’utilizzo gratuito deve essere registrato parallelamente nelle entrate, alla voce risorse proprie.
Gli interventi nei setting richiedono in genere uno scambio intenso con alcune persone chiave come i rappresentanti dei gruppi d’interesse e dei gruppi target. A dipendenza dell’assetto spaziale del progetto e del contesto generale, i tempi di viaggio necessari per gli spostamenti comportano dei costi supplementari più o meno elevati che devono essere rimborsati.
Se il progetto prevede lo sviluppo e la produzione di prodotti, sorgono altri costi che possono rappresentare, a seconda del tipo di prodotto, una quota molto elevata dei costi complessivi del progetto.
In funzione dei requisiti del progetto e della composizione del team di progetto può essere opportuno delegare determinate attività che richiedono competenze specifiche a persone esterne (p.es. valutazione, marketing, sviluppo di prodotti). Per dette prestazioni esterne è auspicabile richiedere delle offerte prima di iscrivere la voce a bilancio.
Innanzitutto occorre definire l’entità delle risorse proprie con i responsabili dell’organizzazione preposta. Oltre all’impiego dell’infrastruttura e alle ore di lavoro dedicate al progetto nell’ambito dell’orario di lavoro regolare, l’organizzazione responsabile può sostenere anche altre spese relative al progetto. Nella maggior parte dei casi le risorse proprie coprono solo una parte delle spese complessive ed è quindi necessario cercare altre fonti di finanziamento.
Quando si presenta una richiesta di finanziamento a fondazioni, fondi e ad altri potenziali finanziatori, questi richiedono in genere sia una sintesi dei costi complessivi previsti per la realizzazione del progetto sia indicazioni precise riguardo alle risorse proprie stanziate dall’istituzione responsabile ed eventualmente informazioni riguardo a richieste di finanziamento sottoposte ad altri finanziatori o già approvate. È anche possibile richiedere una sponsorizzazione del progetto ad aziende private. Ulteriori informazioni sono disponibili nel tema “Raccolta fondi”.
Benché nell’ambito della prevenzione e della promozione della salute questo non sia ancora un metodo comunemente adottato, nella fase di implementazione è possibile generare ulteriori fonti di proventi (p.es. derivanti dalla vendita di prodotti o servizi).
Se è stato fortunato le sono state accordate in maniera vincolante tutte le risorse proprie e i finanziamenti richiesti. A questo punto può procedere con l’implementazione del progetto. In caso contrario, se è stata approvata solo una parte delle risorse preventivate, vi sono tre alternative possibili: cercare altre fonti di finanziamento esterne, ridimensionare il progetto o rinunciarvi completamente. Il ridimensionamento del progetto implica una riformulazione degli obiettivi come pure la ridefinizione delle misure previste in termini di dispendio ed efficacia.
Se le richieste di finanziamento presentate all’istituzione responsabile e ad altri finanziatori sono corredate da argomentazioni plausibili per la realizzazione del progetto e da un budget dettagliato, hanno maggiori probabilità di ottenere un riscontro positivo.
Se provvede all’allestimento dettagliato e scrupoloso del budget tenendo conto anche dei valori derivanti dall’esperienza in altri progetti non dovrà far fronte a problemi finanziari o di personale né dovrà giustificare un disavanzo alla fine del progetto.
La lista di controllo per l’allestimento del budget (checklist del budget) fornisce i punti di riferimento essenziali per l’allestimento del budget.
Può risultare utile consultare e confrontare i budget e i conti economici di progetti realizzati in precedenza. Sottoponga il suo budget al vaglio di persone competenti in materia.
Spesso risulta difficile stimare il dispendio necessario in termini di tempo e di risorse umane. Un valido aiuto in questo senso è rappresentato dai protocolli operativi di progetti precedenti che dispongono di una dettagliata registrazione dei tempi di lavoro.