Steuerung

Die Durchführung von Projekten und Programmen der Gesundheitsförderung und Prävention ist sehr anspruchsvoll. Es gilt:

  • eine Vielzahl von Akteuren und Massnahmen zu koordinieren (Projektstruktur und Vernetzung)
  • die Ziele und das Budget nicht aus den Augen zu verlieren (Controlling)
  • die Zielgruppen angemessen zu beteiligen (Partizipation)
  • unvorhergesehene Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen (Meilensteinsitzungen)
  • das Projekt oder Programm regelmässig zu reflektieren und zu optimieren (Evaluation)

Es ist einerseits viel Detailarbeit auf allen Ebenen gefragt und andererseits gilt es, den Überblick zu wahren.

  • Das Projekt wird regelmässig systematisch reflektiert und bei Bedarf angepasst.

    Indikatoren Projektphasen
    KO IM VA

    Das Projekt ist mittels Meilensteinen in mehrere Etappen gegliedert, für die jeweils eine Feinplanung mit Zwischenzielen gemacht wird.

    Die Entwicklungen des Projekts (in Bezug auf Massnahmen, Zusammenarbeit, Zielerreichung, personelle und finanzielle Ressourcen usw.) und seines Umfelds werden an Meilensteinsitzungen zum Beispiel anhand von Leitfragen oder Kriterien reflektiert.

    Auf der Basis der Reflexionen werden Folgerungen für die nächste Projektetappe abgeleitet und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.

  • Wichtige Aspekte des Projekts sind in nachvollziehbarer Weise dokumentiert.

    Indikatoren Projektphasen
    KO IM VA

    Es gibt verbindliche Regeln, was, von wem, auf welche Weise dokumentiert werden soll und wie die Dokumente verwaltet werden. Dabei wird der Datenschutz eingehalten.

    Das Projekt ist umfassend beschrieben (Skizze, Konzept, Zeitplan, Schlussbericht usw.) und die aktuelle Version dieser Dokumente ist den Projektbeteiligten zugänglich.

    Wichtige Beschlüsse sind schriftlich festgehalten.

    Die Erkenntnisse und Erfahrungen (positive und negative) sind so dokumentiert, dass sie den Transfer von Erfahrungen und Wissen in andere Projekte ermöglichen (z. B. Evaluationsberichte, Leitfäden usw.).

  • Die interne und externe Kommunikation ist zielgerichtet.

    Indikatoren Projektphasen
    KO IM VA

    Es ist verbindlich geregelt, wie der Austausch unter den Projektbeteiligten erfolgen soll und wer, wann, wen, wie, worüber informiert.

    Der Austausch und die Information sind effizient und für alle Projektbeteiligten zufriedenstellend (relevante Informationen, richtiger Zeitpunkt etc.).

    Die Inhalte der externen Kommunikation (Botschaften, Erkenntnisse) werden adressatengerecht aufbereitet und über geeignete Kanäle verbreitet.

Qualitätskriterien (Projekte) (pdf)
Qualitätskriterien (Projekte) (xlsm.zip)

  • Diese Checkliste dient der Überprüfung der Stärken und Schwächen der Dokumentation in einem Projekt und der Formulierung von entsprechenden Qualitätszielen.

    Am besten diskutieren Sie die einzelnen Punkte in Ihrem Projektteam. So lässt sich konkretisieren, was sich bisher bewährt und was sich weniger bewährt hat. Die Liste gibt auch Anregungen, was zusätzlich berücksichtigt werden sollte.

    Checkliste (pdf)
  • Im Projektkonzept werden in der Regel die geplanten Evaluationsmassnahmen bereits grob skizziert. Das Evaluationskonzept dient nun dazu, diese Aspekte zu vertiefen. Dies ist besonders dann empfehlenswert, wenn die Evaluation von grösserem Umfang ist und das Projektkonzept in Bezug auf die Evaluation noch viele Fragen offen lässt. Wenn ein externes Institut mit der Evaluation betraut werden soll, dann empfiehlt es sich in jedem Fall, als Basis für die Diskussion mit entsprechenden Instituten und für Offertenanfragen ein Evaluationskonzept zu entwerfen. Dadurch ist man angehalten, sich intensiver mit den Fragen der Evaluation auseinanderzusetzen und die eigenen Erwartungen und Fragestellungen zu explizieren. Auch in Bezug auf die Methodik ist es hilfreich, sich bereits erste Gedanken zu machen, selbst wenn die Kenntnisse diesbezüglich begrenzt sein sollten. Das Evaluationsinstitut wird dabei helfen, die richtige Methodik zur Beantwortung der Evaluationsfragen zu finden.

    Anleitung (pdf) | Vorlage (doc.zip)
  • In der Evaluationstabelle wird festgehalten, wie die Erreichung derjenigen Projektziele und Zwischenziele überprüft werden soll, die evaluiert werden müssen. Die systematische Überprüfung der Wirkungen des Projekts dient der Projektsteuerung sowie dem Nachweis des Projekterfolgs. Neben den Zielen werden in der Evaluationstabelle auch allfällige weitere Evaluationsfragen aufgeführt. Auf dieser Basis werden Evaluationsform, Erhebungsmethoden, Fristen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

    Evaluationstabelle

    Anleitung (pdf) | Vorlage (doc.zip)
  • Die Kollegiale Beratung ist ein Instrument für die Intervision (Austausch und Beratung unter Fachleuten). Sie dient dazu, einer Kollegin oder einem Kollegen bei der Lösung eines Problems zu helfen. Ausgehend von einer strukturierten Fall- oder Problemschilderung der Person A versuchen die beratenden Kolleginnen und Kollegen in einem strukturierten Vorgehen mit ihrer Erfahrung und ihrem Wissen zur Problemlösung beizutragen.

    Anleitung (pdf)
  • Meilensteinsitzungen sind ein wichtiges Element der Projektsteuerung. An ihnen wird eine strukturierte Rückschau der bisherigen Projektarbeit vorgenommen, werden Zwischen- und Qualitätsziele reflektiert, die Stimmung im Team beurteilt und die weiteren Schritte geplant. Die Fragen unterstützen die Vorbereitung und Leitung der Meilensteinsitzungen.

    Leitfragen (pdf)
  • Projekte der Gesundheitsförderung und Prävention agieren nicht isoliert. Vielfältige rechtliche, politische, soziale, ökonomische und kulturelle Umweltfaktoren, aber auch andere Akteure im Feld beeinflussen deren Entwicklung und tragen dazu bei, dass die Umsetzung häufig nicht so verläuft wie geplant. Zudem bestimmen die Zielgruppen den Projektverlauf entscheidend mit, insbesondere bei einem hohen Partizipationsgrad. Wenn neue Interventionsansätze getestet oder Projekte auf neue Kontexte übertragen werden, ist der Grad an Ungewissheit besonders hoch. Projekte sind also vielfältigen äusseren Faktoren ausgesetzt, welche den Verlauf und den Erfolg eines Projekts nicht nur begünstigen, sondern auch gefährden können. Aber auch innerhalb eines Projektes sind schwer vorhersehbare Entwicklungen, wie beispielsweise Wechsel im Projektteam, nicht selten.

    Risikoanalyse

    Die Risikoanalyse dient dazu, derartige Risiken zu identifizieren, zu beschreiben und zu bewerten. Auf dieser Grundlage können Massnahmen zur Reduktion oder gar Verhinderung der Risiken festgelegt werden. Die Risikoanalyse ist exemplarisch für Projekte ausformuliert, kann analog aber auch für Programme und Organisationen durchgeführt werden. Idealerweise wird die Risikoanalyse zunächst von den Teammitgliedern (und evtl. weiteren Anspruchsgruppen) einzeln ausgefüllt und danach in einer Besprechung verglichen und zu einer Synthese zusammengefasst.

    Anleitung (pdf) | Vorlage (docx.zip)
  • Die Steuerungstabelle nimmt in der Implementierungsphase eines Projekts eine zentrale Rolle ein. Sie dient dazu:

    • für jeden Meilenstein Zwischenziele festzulegen sowie für jedes Zwischenziel Massnahmen, Termine und Verantwortlichkeiten zu bestimmen (Feinplanung);
    • den Projektfortschritt zu beurteilen und zu dokumentieren (Meilensteinbericht);
    • die Feinplanung der jeweils nachfolgenden Etappe vorzunehmen.

    Steuerungstabelle

    Vorlage (doc.zip) | Anleitung (pdf)
  • barometerDas Stimmungsbarometer dient zum Identifizieren von Faktoren, die für ein Motivationstief verantwortlich sein können. Oder es kann Diskrepanzen zwischen Erwartungen und Hoffnungen oder Veränderungen in der Haltung bestimmten Themen gegenüber aufzeigen. Es bietet Ansatzpunkte zum Angehen und Überwinden von Schwierigkeiten.

    Anleitung (pdf) | Vorlage (pptx.zip)
  • Haben Sie angemessene Gefässe für eine regelmässige Reflexion des Projekt- oder Programmfortschritts vorgesehen?
  • Auf welcher Grundlage soll das Projekt oder Programm abschliessend beurteilt werden?
  • Welche Massnahmen sind vorgesehen, um ein gutes Teamklima zu erreichen resp. zu erhalten?
  • Führungsinstrument zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Dienstleistungen, Produkten, Prozessen etc. auf der Basis von Soll-Ist-Vergleichen.
  • Systematische und nachvollziehbare Analyse und Bewertung von Konzeption, Umsetzung und/oder Wirkungen eines Evaluationsgegenstandes (z.B. Strategie, Programm, Projekt, Massnahme). Evaluationen basieren auf wissenschaftlichen Methoden. Eine Evaluation kann eine Selbstevaluation oder eine Evaluation durch Dritte sein (intern oder extern der Organisation).
  • Kontinuierliche oder periodische systematische Datenerfassung zu ausgewählten Indikatoren, um Entwicklungen in einem Themenfeld oder in Zusammenhang mit einer Intervention zu beobachten. Das Monitoring kann Indikatoren zum Kontext, zu eingesetzten Mitteln (Input), zu Massnahmen, zu Leistungen (Output) oder zu Wirkungen (Outcome und Impact) beinhalten. -> In Abgrenzung zur Evaluation geht Monitoring nicht in die Tiefe und bewertet nicht.
  • Mit Projektphasen sind die Phasen gemeint, die ein Projekt von der ersten Idee bis zum Abschluss durchläuft. In quint-essenz werden die Konzeptions-, die Implementierungs- und die Valorisierungsphase unterschieden, wobei die Implementierungsphase in kontinuierliche Entwicklungszyklen (Etappen) unterteilt ist.
  • Periodische und systematische Evaluation, Reflexion und Optimierung der Durchführung des Projekts (vgl. Meilensteine und Monitoring).
  • Periodische Berichterstattung zum Beispiel über verwendete Mittel, erbrachte Leistungen, erreichte Zielgruppen oder festgestellte Wirkungen. Das Reporting dient dem Management als Grundlage für die Steuerung und Kontrolle der Ressourcen, Leistungen und Produkte.
  • Mittel, welche den Menschen zur Verfügung stehen, um ihr Leben zu bewältigen und ihre Ziele zu erreichen. In ressourcenorientierter Gesundheitsförderung werden darunter vorab personale (physisch und psychisch), soziale und materielle Ressourcen verstanden. Ressourcen können – genau wie Belastungen – in einer Person selber (interne Ressourcen) oder im Umfeld der Person (externe Ressourcen) liegen. Im Projektmanagement bezieht sich der Ressourcenbegriff auf die finanziellen, personellen und materiellen Mittel.
Letzte Änderung: Sonntag, 27. November 2016, 21:36 Uhr