Was ist ein Kick-off Meeting?
Ein Kick-off Meeting kennzeichnet den offiziellen Start eines Projektes mit allen am Projekt beteiligten Personen. Dazu gehören das Projektteam, der Projektverantwortliche, die Steuer- und Begleitgruppe (wenn vorhanden) und allenfalls beteiligte Partner. Ein solches Meeting schafft Klarheit, Transparenz und Verbindlichkeit gegenüber den Beteiligten, den Projektpartnern und allenfalls der Öffentlichkeit. Der Projektleitung bietet es die Möglichkeit, den Grundstein für die Kultur einer konstruktiven Zusammenarbeit zu legen.
Der geeignete Zeitpunkt für eine Kick-off Veranstaltung ist, wenn:
- der Projektantrag angenommen ist
- die am Projekt beteiligten Personen bestimmt sind (vgl. Projektstruktur)
- die Projektorganisation etabliert ist (vgl. Rollenklärung)
Vor dem Kick-off Meeting haben meist mehrere Sitzungen zur Vorbereitung eines Projekts stattgefunden.
Welches sind die Ziele für ein Kick-off Meeting?
Im Wesentlichen sind es folgende Ziele, die an einem Kick-off Meeting erreicht werden sollen:
- Alle am Projekt Beteiligten haben die gleichen Ausgangsinformationen.
- Die Zusammenarbeit ist geklärt.
- Die Rollen der einzelnen Mitglieder sind definiert und allen bekannt.
- Die Beteiligten sind vom Projekt überzeugt und motiviert.
Der Projektleiter ist verantwortlich für die Organisation und die Durchführung des Treffens und für die Erreichung der Ziele.
Wie sehen Ablauf und Inhalte eines Kick-off Meetings aus?
Der Projektleiter verschickt im Voraus die Traktandenliste mit den Themen und dem vorgegebenen Zeitrahmen für die Diskussionen. Die wichtigsten Inhalte sind:
- Vermitteln wichtiger Informationen bezüglich des Projekts und des Auftrags
- Präsentation der Projektplanung und der ersten konkreten Schritte
- Kennen lernen der Teammitglieder und der weiteren involvierten Personen
- Benennen und Klären der Rollen (Entscheidungsbefugnis oder beratende Funktion)
- Festlegen von Regeln für die Zusammenarbeit
- Diskussion von offenen Fragen und kritischen Punkten
Das Treffen ist so gestaltet, dass es klar strukturiert ist, aber eine offene Kommunikation zulässt und motivierend wirkt.
Startretraite mit dem Projektteam
Im Anschluss an das Kick-off Meeting wird die Feinplanung der ersten Etappe erarbeitet. Um eine gute Grundlage für die Teamarbeit und -identität zu schaffen, ist eine ein- oder zweitägige Retraite mit dem gesamten Projektteam empfehlenswert (siehe Teamentwicklung). Diese Retraite umfasst folgende Inhalte:
- Detailplanung entwickeln
- Unterschiedliche Standpunkte und Erwartungen insbesondere hinsichtlich der Zielsetzung klären
- Rollen und Aufgaben im Projektteam diskutieren
- Gemeinsames Verständnis für die Zusammenarbeit schaffen
- Bedenken und Ängste ansprechen
Bei der Planung einer Startretraite sind zwei Punkte besonders zu beachten: Genügend Zeit einzuplanen und einen entsprechenden Ort zu suchen, an dem sich das Team wohl fühlt.
- Die Projektvorbereitungen sind sehr unübersichtlich und der richtige Moment für das Kick-off Meeting wird verpasst.
- Sie finden eine Startretraite mit dem Team unnötig, da die Teammitglieder motiviert und interessiert sind.
- Mit einem Kick-off Meeting schaffen Sie bei den Beteiligten Verbindlichkeit, Klarheit und Transparenz und gewinnen eine solide Basis für Ihr Projekt.
- Mit der Startretraite stärken Sie die Motivation, die Teamidentität und eine offene und konstruktive Zusammenarbeit.
- Nehmen Sie die Planung des Kick-off Meetings früh in die Vorbereitungsarbeiten auf und nutzen Sie das Meeting gezielt als Gestaltungselement für die künftige Zusammenarbeit.
- Nutzen Sie die Startretraite für die Etablierung einer fruchtbaren Zusammenarbeit im Team.
- Worin sehen Sie den grössten Nutzen eines Kick-off Meetings für Ihr Projekt?
- Ist klar, wer aus welchem Grund am Kick-off Meeting teilnehmen soll und wer welchen Beitrag übernimmt?
- Mit welchen kreativen Massnahmen kann ein gelungener Projektstart unterstützt werden?
