Composizione del team del progetto
Il team del progetto (detto anche squadra o gruppo) include tutte le persone che svolgono degli incarichi di pianificazione e di realizzazione del progetto e nell’esecuzione degli stessi sottostanno alla direzione del progetto. I team possono riunire persone di diversi settori di una stessa organizzazione e la struttura organizzativa gerarchica e quella del progetto possono differire parecchio tra loro (cfr. Schiersmann et al., pag. 84 ss.).
Scelta dei collaboratori del progetto
Dal momento che il finanziamento di un progetto è garantito e il progetto può essere realizzato, i posti previsti nel quadro del concetto devono essere occupati.
In linea di principio occorre dapprima eleggere la direzione del progetto e solo in seguito selezionare gli altri collaboratori. Ciò consente da un lato alla direzione di partecipare alla discussione, dall’altro di definire una composizione complementare del team del progetto.
Il reclutamento dei collaboratori dovrebbe iniziare solo dopo aver stilato un profilo delle competenze tecniche, metodologiche e sociali e formulato una descrizione precisa delle mansioni da svolgere.
Vincoli dei collaboratori
Accordi vincolanti sull’oggetto e sulle condizioni della collaborazione facilitano quest’ultima e riducono il rischio di fluttuazioni. Per il lavoro di progetto possono essere chiamati in causa specialisti all’interno dell’istituzione preposta oppure aperti bandi di concorso per il posto in questione con il profilo auspicato. In entrambi i casi sono necessari accordi scritti vincolanti.
Se un collaboratore viene assunto specificatamente per il progetto, occorre stipulare un contratto di lavoro idoneo, che disciplini compiti (eventualmente anche al di là del progetto stesso), salario e condizioni d'impiego.
Quando, i collaboratori dell’istituzione preposta vengono incaricati di occuparsi del progetto o di dirigerlo, è necessario stipulare un accordo scritto in cui si definiscono il compenso e i compiti da svolgere. In numerosi progetti, vengono assegnati incarichi anche a esperti esterni. Questi incarichi includono vincoli definiti per contratto o per accordo di prestazioni, nei quali sono formulate dettagliatamente le prestazioni da fornire.
Se al progetto partecipano persone il cui lavoro non viene retribuito (p. es. rappresentanti dei gruppi target o di riferimento), occorre definire per iscritto anche i compiti e le competenze di questi ultimi.
Fluttuazione di personale
Nonostante tutte le precauzioni, in ogni progetto possono verificarsi delle fluttuazioni di personale. È quindi importante metterle in linea di conto sin dall’inizio. Infatti, con il cambio di personale in corso di progetto, possono andare perse preziose esperienze specifiche del progetto. La procedura operativa seguita spesso è comprensibile solo parzialmente dai nuovi collaboratori, il che può rallentare il progetto.
È pertanto utile, per ogni funzione importante, prevedere un sostituto per i casi di assenze brevi (malattia, infortunio). Inoltre, all’inizio del progetto occorre chiarire l’aspetto della documentazione, che va pianificata, realizzata e sorvegliata adeguatamente.
Attenzione: i seguenti suggerimenti e domande di riflessioni, possono rivolgersi all’ente preposto, alla direzione e/o al team a secondo del grado di sviluppo del progetto.
Riferimenti bibliografici
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Marchat Hugues (2009). Le kit du chef de projet. Paris : Eyrolles, Editions d’Organisation (troisième et quatrième partie).
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Project Management Institute (Hrsg) (2004). Corpus des connaissances en management de projet (guide PMBOK). Pennsylvania : PMI.
- Il team del progetto è composto da persone dell’istituzione che hanno appena concluso dei progetti e devono essere nuovamente impiegati in altre iniziative.
- Al momento della scelta considerate le similitudini piuttosto dei profili complementari.
- Rinunciate ad accordi scritti sul lavoro progettuale dei collaboratori interni, in quanto conosciuti oppure perché nel caso di incarichi di entità ridotta sembrerebbe eccessivo redigere un contratto.
- Le condizioni della collaborazione interna non sono oggetto di trattative bensì vengono definite unilateralmente, con conseguenti resistenze o situazioni di sovraccarico.
- Ritenete il team un‘unità solida e stabile e non considerate l'eventualità di una malattia o di un cambiamento del posto di lavoro dei vari membri.
- Se avete le idee chiare su ruoli e compiti all'interno del team e allestite un profilo dettagliato del posto di lavoro, la procedura di selezione dei candidati si rivelerà più semplice e le possibilità di costituire un team solido e stabile saranno maggiori.
- Se la vostra scelta cade su specialisti i cui interessi e le cui qualifiche si adeguano perfettamente ai requisiti necessari, ma che altresì dispongono di sufficienti capacità in termini di tempo, riducete il rischio di fluttuazione all’interno del team e favorite il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
- Quanto più trasparente appare la struttura e il metodo di lavoro nonché e quanto meglio viene documentato il progetto, tanto minori saranno le perdite di know-how e di esperienze in caso di fluttuazione di personale, e tanto più facile risulterà introdurre i nuovi collaboratori.
- In qualità di istituzione preposta, scegliete dapprima la direzione del progetto che successivamente coinvolgerete nella scelta dei collaboratori del team.
- Prima che il posto venga assegnato, occorre descrivere i compiti per tutti i collaboratori e definire le competenze necessarie. Distinguete tra competenze necessarie e auspicate. Non tutti i collaboratori sono tenuti a possedere tutte le competenze.
- Per la composizione del team, badate alla complementarietà. Una buona squadra ha bisogno di personalità diverse, che collaborino assumendosi ruoli diversi (sviluppo del team).
- Controllate che i collaboratori credano nei valori fondamentali della promozione della salute e siano pronti a rappresentarli attivamente.
- Per ogni incarico redigete un contratto o un accordo di prestazioni. Controllate se all’interno dell’istituzione esistono delle prescrizioni a questo proposito.
- Tutti i membri del team sanno quali sono i loro compiti e che impegno questi comportano? Conoscono anche gli incarichi e i ruoli degli altri collaboratori?
- I collaboratori interni sono motivati a svolgere il lavoro di progetto? Dispongono di tempo a sufficienza? La direzione del progetto viene riconosciuta nelle sue funzioni direttive?
- Che cosa potrebbe ostacolare una buona, impegnata e finalizzata collaborazione del team? Sono state illustrate le misure da intraprendere per lo sviluppo del team (p. es. se i collaboratori al progetto si conoscono appena oppure possiedono un background molto diverso tra loro)?
- Il team sarebbe in grado di sopperire a una mancanza improvvisa di personale (p. es. infortunio o malattia)? In caso di risposta negativa, quali precauzioni si potrebbero prendere?
