Nel quadro di un progetto, per funzionare in maniera ottimale, la comunicazione deve essere impostata attivamente. I vasi in cui sono racchiuse le informazioni vengono scelti in conformità con i contenuti e i destinatari. È necessario disciplinare lo scambio, le discussioni, le riflessioni e il metodo di trasmissione delle informazioni.Destinatari e informazioni di loro interesse:
Politici
Informazioni rilevanti per la sanità pubblica che fanno luce sull'importanza dell'argomento trattato ai fini della politica sanitaria.
Amministrazione / Uffici pubblici
Se occorre sensibilizzare la pubblica amministrazione o gli uffici statali relativamente a un tema della salute, attraverso il lobbying è possibile esercitare la dovuta pressione (cfr. 'Lobbying').
Committente
Resoconti regolari sull'andamento del progetto, secondo accordi.Generalmente spetta alla direzione del progetto curare regolarmente i rapporti con il committente. È lei che deve stabilire chi, come, quando e su cosa informare.
- Spesso si dimentica di pensare alla comunicazione all'interno del team in quanto la si affronta secondo le vecchie abitudini.
- Spesso l'informazione avviene in modo diretto e spontaneo, specie se il team è piccolo e si parte dal presupposto che tutti possiedano lo stesso livello di conoscenze.
- Ritenete inutile pianificare la comunicazione verso l'esterno.
- Nessuno si sente competente e per questo i canali importanti ai fini del progetto non vengono sfruttati sistematicamente.
Se ben incanalata, la comunicazione interna
- consente ai collaboratori di trasmettere in maniera unitaria le informazioni
- evita che qualcuno abbia l'impressione di venir escluso da determinate informazioni
- offre a tutti la massima chiarezza su intenzioni e obiettivi del progetto
Una buona comunicazione verso l'esterno
- regala un'immagine unitaria e accattivante del progetto
- permette di riscuotere la massima attenzione e di operare con professionalità
- consente di informare debitamente i gruppi target e i partner del progetto
- accresce l'indice di gradimento del progetto
Designando un responsabile
- alla comunicazione viene attribuita la giusta importanza
- qualcuno si prende il tempo per allacciare i contatti importanti
- le informazioni essenziali giungono al posto giusto al momento giusto
Nel caso di progetti maggiori è opportuno affidare il ressort comunicazione a un collaboratore, il quale da un lato si occupa di allestire un concetto di comunicazione, dall'altro controlla che la sua realizzazione si svolga senza intoppi.Definite insieme gli obiettivi:
- che cosa si mira a raggiungere mediante la comunicazione esterna
- chi occorre informare relativamente al progetto
- in quale momento
- con quali strumenti
Voi o la persona delegata allestite un concetto di comunicazione trasparente e realizzabile agli occhi di tutti i partecipanti. Il concetto deve essere calibrato all'entità del progetto.
- Esiste un concetto di comunicazione che disciplina la comunicazione interna ed esterna
- Le regole di comunicazione prestabilite vengono rispettate, il concetto valutato regolarmente e debitamente modificato
