Meeting kick-off

Che cos’è un meeting kick-off?

Il meeting kick-off annuncia l’avvio ufficiale del progetto a tutte le persone coinvolte nello stesso: il team del progetto, il responsabile dell’iniziativa, il gruppo di conduzione e di sostegno (se presenti) ed eventuali partner partecipanti. Un meeting di questo tipo crea chiarezza, trasparenza e un vincolo nei confronti di partecipanti, partner e altresì dell’opinione pubblica. La direzione del progetto offre la possibilità di gettare le basi per una cultura imperniata sulla collaborazione costruttiva.

Il momento ideale per organizzare un meeting kick-off è quando:

  • la richiesta di progetto è stata approvata
  • i partecipanti al progetto sono stati definiti (cfr. struttura del progetto)
  • l’organizzazione del progetto è stata stabilita (definizione dei ruoli)

In genere il meeting kick-off è preceduto da diversi incontri di preparazione del progetto.

Quali sono gli obiettivi di un meeting kick-off?

Essenzialmente questi:

  • trasmettere le medesime informazioni a tutti i partecipanti
  • definire la collaborazione
  • definire e rendere noti a tutti i ruoli dei singoli membri
  • confermare la convinzione e la motivazione dei partecipanti a realizzare il progetto.

Spetta al responsabile del progetto organizzare e realizzare l’incontro e controllare il raggiungimento degli obiettivi.

Come si presentano svolgimento e contenuti di un meeting kick-off?

Il responsabile del progetto invia anticipatamente un ordine del giorno con i temi e un lasso di tempo previsto da dedicare alle discussioni. Questi i principali contenuti:

  • trasmettere le informazioni più importanti riguardo a progetto e incarico
  • presentare la pianificazione del progetto e i primi passi concreti
  • conoscere i membri del team e le altre persone coinvolte
  • nominare e definire i ruoli ( potere decisivo o funzione consultiva)
  • stabilire le regole della collaborazione
  • affrontare questioni in sospeso e aspetti critici

L’incontro, pur vantando una struttura chiaramente definita, deve lasciare spazio alla comunicazione aperta e risultare motivante.

Ritiro iniziale con il team del progetto

Dopo il meeting kick-off si elabora la pianificazione dettagliata della prima tappa. Per creare una buona base di lavoro e consolidare l’identità del team, sarebbe opportuno riunirsi con il gruppo, magari nel quadro di un vero e proprio ritiro di uno o due giorni (cfr. sviluppo del team). Questi i contenuti del ritiro iniziale:

  • elaborare la pianificazione dettagliata
  • definire i diversi punti di vista e le aspettative soprattutto in termini di obiettivi
  • discutere ruoli e competenze all’interno del team
  • creare un concetto comune di collaborazione
  • esprimere dubbi e paure

Nell’ambito della pianificazione di un ritiro iniziale, occorre tenere conto soprattutto di due aspetti: programmare tempo a sufficienza e cercare un luogo adeguato in cui il team si senta a suo agio.

Che cosa può dissuadervi dal considerare questi aspetti

  • I preparativi per il progetto sono piuttosto confusi e ormai il momento giusto per organizzare il meeting kick-off è passato.
  • Ritenete inutile un ritiro iniziale con il team in quanto i membri dello stesso sono già sufficientemente motivati e interessati.

Argomenti a favore

  • Con un meeting kick-off create chiarezza, trasparenza e un vincolo tra i partecipanti, gettando così una solida base per il vostro progetto.
  • Con il ritiro iniziale rafforzate la motivazione, consolidate l’identità e lo spirito di squadra e date inizio a una collaborazione aperta e costruttiva.

Cosa fare concretamente

  • Contemplate la pianificazione del meeting kick-off tempestivamente nell’ambito dei preparativi, e sfruttate l’incontro quale elemento strutturale della futura collaborazione.
  • Approfittate del ritiro iniziale per stabilire una collaborazione fruttuosa all’interno del team.

Domande di riflession

  • Dove intravvedete il maggior vantaggio di un meeting kick-off per il vostro progetto?
  • È chiaro chi e per quale ragione dovrebbe partecipare al meeting e chi fornire i diversi contributi?
  • Mediante quale intervento creativo è possibile appoggiare con successo l’avvio del progetto?