Durant la phase de réalisation, il s’agit de respecter le budget; des contrôles doivent être réalisés périodiquement et les écarts éventuels dans les différents postes budgétaires (comptes) documentés et justifiés.
L’idéal est de coupler les contrôles de l’évolution financière aux séances de pointage que vous avez prévues pour réaliser le projet par étapes. Vous jouissez ainsi constamment d’une vue d’ensemble sur l’évolution financière de votre projet et pouvez au besoin prendre des mesures correctrices.
La comptabilité devrait à tout moment – et notamment lors des séances de pointage – être en mesure de fournir des informations sur l’état actuel.
Le temps de travail que requiert chaque mesure et chaque tâche centrale du projet doit faire l’objet d’une estimation préalable. Cette démarche aide à choisir, parmi différentes mesures possibles, les plus avantageuses en termes de frais de personnel.
Les charges de personnel et financières utilisées pour les différentes mesures mises en œuvre au cours des précédentes étapes du projet peuvent être comparées aux effets qu’elles ont générés. Le rapport coût/bénéfice vous indique si votre manière de procéder est non seulement efficace – ce que l’évaluation devrait normalement confirmer – mais aussi économique.
Une comparaison coût/bénéfice n’est possible que si le temps de travail nécessaire à la réalisation des différentes mesures est documenté de manière adéquate.
Si vous comparez les charges de personnel et financières au bénéfice – et plus particulièrement à l’efficacité des mesures – vous pouvez mieux piloter votre projet et contribuer à une utilisation efficace des moyens disponibles en vue de la réalisation des objectifs du projet. La saisie du temps de travail permet de vérifier si les estimations des frais de personnel pour les différentes mesures (budget-temps) sont appropriées.
Comparez périodiquement les recettes et les dépenses avec votre budget. Dans de nombreux cas, des programmes de comptabilité modernes permettent de calculer automatiquement les écarts du budget.
Saisissez continuellement le temps dont vous et les membres de votre équipe avez besoin pour accomplir les différentes tâches nécessaires à la planification, à la réalisation et à l’évaluation de votre projet. Lors de votre prochain projet, vous disposerez ainsi d’une base idéale pour évaluer de façon réaliste les dépenses en temps et en personnel.