Al termine del progetto bisogna rendere conto all’organizzazione responsabile e ai diversi finanziatori riguardo all’impiego delle risorse stanziate. Il conteggio finale è parte integrante del rapporto conclusivo.
Il conto economico effettua un confronto tra gli importi preventivati per i diversi conti e le diverse classi di conto e le entrate e le uscite effettive.
Siccome i progetti sono iniziative a tempo determinato, generalmente non è richiesto l’allestimento di un bilancio separato con la contrapposizione dell’attivo (capitale) e del passivo (debiti). È sufficiente indicare la differenza delle entrate ed uscite complessive.
Idealmente la cifra finanziaria totale del progetto deve corrispondere a quella prevista dal budget. In questo caso non dovrete rispondere né di un deficit né di eventuali esuberi. Solitamente un avanzo genera meno problemi rispetto ad un deficit. I fondi rimanenti possono essere investiti in un eventuale prosieguo del progetto o in altri progetti. Tuttavia un reinvestimento di questo tipo richiede l’approvazione scritta di tutti i finanziatori. Per quanto invece concerne un eventuale deficit, in genere spetta all’organizzazione responsabile coprire il disavanzo. In entrambi i casi bisogna giustificare in modo plausibile gli scostamenti dal budget.
Nei progetti di prevenzione e promozione della salute si mira sempre più ad ottenere un rapporto positivo tra entrate e uscite. Tuttavia, per poter calcolare ed eventualmente ottimizzare il rapporto tra costi e benefici è necessario innanzitutto allestire un budget dettagliato, effettuare verifiche periodiche ed infine contrapporre le entrate e le uscite preventivate e le entrate e le uscite effettive. Se conosce il motivo per cui si sono verificate delle differenze per le singole voci (conti) rispetto agli importi preventivati, per il prossimo progetto sarà in grado di allestire un budget più realistico.
Allestisca un conto economico per il suo progetto personalmente (o incarichi il suo servizio di contabilità di farlo) e tenga conto di eventuali scostamenti dal budget in vista di progetti futuri. Al termine del progetto, una volta che sono state effettuate tutte le registrazioni relative al progetto, qualsiasi programma di contabilità moderno sarà in grado di allestire in un attimo un conto economico sotto forma di rapporto. Se è stata effettuata anche una registrazione dei tempi di lavoro si può altresì valutare il dispendio in termini di tempo e confrontarlo con gli esiti del progetto.