Contrairement au besoin objectif, le besoin subjectif concerne une déficience ressentie de façon subjective par les membres de groupes déterminés de la population et leur point de vue par rapport à la nécessité d'une intervention (perspective interne). Les besoins subjectifs sont fortement dépendants des contextes et conditions de vie. Si ces derniers ne sont pas pris en compte, les mesures planifiées risquent de ne rencontrer aucun écho parce qu'elles ne sont pas orientées sur les besoins du groupe cible.
Dans un quartier, par exemple, une paroi d'escalade a été installée sans que les jeunes censés l’utiliser aient été consultés au préalable. Prévue comme lieu de rencontre et destinée à promouvoir les activités physiques, cette paroi n'est pour ainsi dire jamais utilisée. La clarification du besoin subjectif aurait montré que le football reste le sport de loisirs favori des jeunes et qu'ils auraient préféré un terrain où le pratiquer.
On peut identifier et relever les besoins d'un groupe cible de différentes manières: par des discussions, par des sondages à l'aide de questionnaires ou par des interviews individuels ou en groupe (par exemple groupes de discussion). Dans certains settings, des réunions, des cercles de santé ou des ateliers thématiques peuvent être organisés. En règle générale, pour pouvoir déterminer avec succès les besoins du groupe cible, il est important que celui-ci participe dès le début à la planification et à la réalisation du projet.
Il est important aussi que les résultats de la clarification des besoins subjectifs soient traités avec transparence. On peut par exemple, lors d’une assemblée de quartier, présenter et prioriser les résultats d'un sondage effectué par écrit auprès de ses habitants. Pour l’organisation de ce type d’assemblée, il importe de choisir le lieu et l'heure de sorte que les personnes invitées puissent réellement y participer. Il faut veiller aussi à la manière dont on s'adresse à des personnes qui n'ont pas l'habitude de s'exprimer. Lorsqu’il s’agit de clarifier des besoins subjectifs, il faut notamment accorder de l'attention aux points suivants:
Compte tenu de la situation, la direction d'une entreprise a décidé de faire appel à un groupe externe d'experts pour élaborer un système de gestion de la santé (voir 'Détermination du besoin objectif'). On attend de l'intervention de ce groupe une diminution des absences et des cas de burn out. Le groupe propose de développer un concept avec le personnel, de sorte qu'il puisse faire valoir ses besoins pour des propositions de mise en œuvre. Comme base, un sondage est effectué auprès des collaboratrices et des collaborateurs et les résultats en sont présentés lors d'une assemblée du personnel. Dans une prochaine étape, un groupe de travail est formé avec deux collaborateurs ou collaboratrices de chaque service. Ce groupe a pour tâche de formuler des mesures prioritaires en se fondant sur les résultats du sondage et de l'assemblée.