Qu'est-ce qu'un meeting kick-off ?
Un meeting kick-off est le point de départ officiel d'un projet avec toutes les personnes concernées. En font partie l'équipe du projet, les responsables du projet et, le cas échéant, le groupe de pilotage et d'accompagnement et les éventuels partenaires. Un meeting pour ‘lancer’ le projet crée de la clarté, de la transparence à l'égard des personnes impliquées, des partenaires du projet et aussi du public. Pour la direction du projet, il est l'occasion de poser la première pierre pour une collaboration fructueuse.
Le moment le plus approprié pour un meeting kick-off est de l'organiser lorsque:
- la demande de projet a été acceptée;
- les personnes y prenant part sont définies (voir 'Structure du projet');
- l'organisation du projet est établie (voir 'Clarification des rôles').
Avant un meeting kick-off, plusieurs réunions de préparation pour un projet ont en général eu lieu.
Quels sont les buts d'un meeting kick-off ?
Pour l'essentiel, un meeting kick-off doit permettre d'atteindre les objectifs suivants:
- Toutes les personnes impliquées dans le projet disposent des mêmes informations de base.
- La collaboration est clarifiée.
- Les rôles des divers membres du projet sont définis et ils sont connus de tous.
- Les personnes impliquées sont convaincues de ce projet et elles sont motivées.
La personne en charge du projet est responsable de l'organisation et du déroulement du meeting ainsi que de l'atteinte des objectifs.
Quel est le déroulement d'un meeting kick-off et quels en sont les contenus ?
Le responsable du projet envoie en temps utile un ordre du jour avec les thèmes et l'horaire prévu pour les discussions. Principaux contenus:
- transmission d'informations importantes concernant le projet et le mandat;
- présentation de la planification du projet et des premières démarches concrètes;
- faire connaissance des membres de l'équipe et des autres personnes impliquées;
- désignation et définition des rôles (compétence de décision ou fonction consultative);
- fixation des règles de collaboration;
- discussion de questions en suspend et de points critiques.
Le déroulement du meeting doit être clairement structuré tout en permettant une communication ouverte dans une ambiance propice à la motivation.
Retraite inaugurale avec l'équipe du projet
A la suite du meeting kick-off, la planification de détail des premières étapes du projet est élaborée. Pour forger l'identité de l'équipe et créer une bonne base pour le travail d'équipe, une retraite de un ou deux jours est recommandée (voir 'Développement de l'équipe'). Cette retraite sert à:
- développer la planification de détail;
- clarifier des divergences de points de vue et d'attentes, en particulier en ce qui concerne les objectifs du projet;
- discuter des rôles et des tâches au sein de l'équipe;
- créer une approche commune de la collaboration;
- exprimer ses doutes et ses angoisses.
Lors de la planification de la retraite inaugurale, il s'agit de veiller particulièrement aux deux points suivants: prévoir suffisamment de temps et trouver un lieu où l'équipe se sentira à l'aise.
- Les travaux de préparation du projet sont peu clairs et le bon moment pour un meeting kick-off a été manqué.
- Vous trouvez qu'une retraite inaugurale avec l'équipe est inutile puisque tous ses membres sont motivés et intéressés.
- Avec un meeting kick-off, vous renforcez l’engagement des personnes impliquées, vous créez de la clarté et de la transparence et vous établissez ainsi une base solide pour votre projet.
- Avec une retraite inaugurale, vous renforcez la motivation, l'identité de l'équipe et une collaboration ouverte et constructive.
- Lors des travaux de préparation du projet, prévoyez rapidement l'organisation d’un meeting kick-off et utilisez-le de manière ciblée comme élément pour un aménagement de la future collaboration.
- Mettez la retraite inaugurale à profit pour établir une collaboration fructueuse au sein de l'équipe.
- Selon vous, quelle est l'utilité principale d'un meeting kick-off pour votre projet ?
- Est-il clair qui doit participer au meeting kick-off, pour quelle raison et qui se charge de quelle partie de cette rencontre ?
- Avec quelles mesures créatrices la réussite du lancement du projet peut-elle être soutenue ?
