Um Projekte auf Daten gestützt steuern und laufend verbessern zu können, bietet es sich an, eine formative Evaluation zu wählen. Periodische Berichterstattungen ermöglichen es, den aktuellen Projektstand einzuschätzen und während des Projektverlaufs Korrekturen und Richtungsänderungen vornehmen zu können. Dabei können sowohl Projektprozesse als auch die Zielerreichung fokussiert werden. Es sollen dabei nicht nur beabsichtigte, sondern auch nicht beabsichtigte (insbesondere unerwünschte) Wirkungen beachtet werden.
Zu festgelegten Zeitpunkten, u.a. anlässlich der Meilensteine, werden wichtige Zwischenergebnisse zusammengefasst und den am Projekt Beteiligten für eine Standortbestimmung zugänglich gemacht.
Um die kontinuierliche Berichterstattung tatsächlich zur Qualitätsverbesserung nutzen zu können, werden die entscheidenden Personen angemessen informiert. Ebenso sind die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für Korrekturen geklärt.
Die Ergebnisse der Evaluation müssen so vorliegen, dass Sie diese tatsächlich zur Projektsteuerung brauchen können: Konkret und bezogen auf spezifische Aspekte des Projekts. Halten Sie schon bei der Planung evaluativer Massnahmen grob fest, wie Sie die Daten später auswerten wollen.