Die systematische und einheitliche Dokumentation projektrelevanter Überlegungen und Ereignisse ist eine wichtige Voraussetzung für die Planung, Steuerung und Evaluation des Projekts. Sie ist unerlässlich für eine Übergabe der Projektleitung an eine andere Person, falls es während des Projekts einen Wechsel gibt. In der Regel werden Projekte eher zu umfangreich, dafür aber zu wenig Ziel gerichtet dokumentiert. Periodisch sollte deshalb überprüft werden, ob die für das Projekt erstellten Dokumente, so wie sie sind, bei der Planung und Steuerung des Projekts sowie beim Transfer tatsächlich nützlich sind oder allenfalls angepasst werden müssen.
Dokumente sollten:
Es lohnt sich, ein einheitliches Dokumentationssystem für alle Beteiligten einzuführen. Eine Person aus dem Team sollte für die Einrichtung und Verwaltung die Verantwortung übernehmen. Sie ist zuständig dafür, dass Vorgaben zum Umgang mit Dokumenten von Seiten der Trägerinstitution berücksichtigt werden (falls diese vorhanden sind) und dass die Dokumenten allen zugänglich sind. Am Besten eignet sich dazu eine elektronische, allenfalls mit Passwort geschützte Dokumentenverwaltung auf einem zentralen Server im Intra- oder Internet. Vorteile sind:
Dokumentieren fällt Ihnen möglicherweise schwer, weil:
Auf eine Dokumentenverwaltung legen Sie vielleicht wenig Wert:
Einheitliche Vorlagen für die verschiedenen Typen von Dokumenten erleichtern Ihnen selbst und den Teammitgliedern die Übersicht. Wenn Sie von Anfang an klare Regeln einführen wie Sie ihre Dokumente verwalten, werden Sie sich viel Sucharbeit ersparen. Die Berichterstattung (vgl. 'Vorlage Schlussbericht GFS') sowie der Transfer nach innen und aussen (vgl. 'Transfer intern' und 'Tansfer extern') werden erleichtert. Wenn Sie schon von Anfang an klare Regeln einführen wie Sie ihre Dokumente verwalten, werden Sie sich viel Sucharbeit ersparen.
Bestimmen Sie die Art der Protokolle (Gesprächs-, Sitzungs-, Beschlussprotokolle) und bemühen Sie sich um eine einheitliche Darstellung der Dokumente mittels Seitenlayout- und Druckformatvorlagen sowie Kennzeichnung (Datum der letzten Änderung, Autor/-in, Versionsnummer usf.). Legen Sie für projektrelevante Dokumente Regeln fest für das:
Nehmen Sie sich zu Beginn der Durchführung Ihres Projektes genügend Zeit, um allen Beteiligten klar zu machen, was im Projekt auf welche Weise dokumentiert werden soll.