Projektdokumentation

Die systematische und einheitliche Dokumentation projektrelevanter Überlegungen und Ereignisse ist eine wichtige Voraussetzung für die Planung, Steuerung und Evaluation des Projekts. Sie ist unerlässlich für eine Übergabe der Projektleitung an eine andere Person, falls es während des Projekts einen Wechsel gibt. In der Regel werden Projekte eher zu umfangreich, dafür aber zu wenig Ziel gerichtet dokumentiert. Periodisch sollte deshalb überprüft werden, ob die für das Projekt erstellten Dokumente, so wie sie sind, bei der Planung und Steuerung des Projekts sowie beim Transfer tatsächlich nützlich sind oder allenfalls angepasst werden müssen.
Dokumente sollten:

• lesbar und verständlich sein,
• eine klare Gliederung aufweisen,
• klar und leicht identifizierbar sein (Angaben zu Inhalt, Zweck, Verfasser/-in),
• datiert sein (inklusive Revisionsdaten),
• den jeweiligen Adressat/-innen leicht zugänglich sein.

Es lohnt sich, ein einheitliches Dokumentationssystem für alle Beteiligten einzuführen. Eine Person aus dem Team sollte für die Einrichtung und Verwaltung die Verantwortung übernehmen. Sie ist zuständig dafür, dass Vorgaben zum Umgang mit Dokumenten von Seiten der Trägerinstitution berücksichtigt werden (falls diese vorhanden sind) und dass die Dokumenten allen zugänglich sind. Am Besten eignet sich dazu eine elektronische, allenfalls mit Passwort geschützte Dokumentenverwaltung auf einem zentralen Server im Intra- oder Internet. Vorteile sind:

• Die Dokumente sind für das Team von überall her zugänglich.
• Die Dokumente können bei Bedarf jederzeit ausgedruckt werden.
• Die Suchfunktionen erleichtern das Auffinden bestimmter Dokumente und Inhalte.
• Regelmässige Backups erhöhen die Sicherheit, dass keine Dokumente verloren gehen.

Was Sie daran hindern könnte, diese Aspekte zu berücksichtigen

Dokumentieren fällt Ihnen möglicherweise schwer, weil:

• Ihnen der Aufwand zu gross erscheint,
• die Erfahrung zeigt, dass viele Dokumente unbrauchbar sind oder im Projekt keine erkennbare Funktion haben,
• Ihnen andere Aufgaben im Projekt wichtiger und/oder dringender erscheinen,
• Ihnen nicht klar ist, welches System sich für die Dokumentenverwaltung eignet,
• viel Disziplin notwendig ist, um ein Dokumentationssystem zu pflegen.

Auf eine Dokumentenverwaltung legen Sie vielleicht wenig Wert:

• weil Ihnen nicht klar ist, welches System Sie wählen sollen
• viel Disziplin notwendig ist, um ein System aufrecht zu erhalten.

Was Sie gewinnen können

Einheitliche Vorlagen für die verschiedenen Typen von Dokumenten erleichtern Ihnen selbst und den Teammitgliedern die Übersicht. Wenn Sie von Anfang an klare Regeln einführen wie Sie ihre Dokumente verwalten, werden Sie sich viel Sucharbeit ersparen. Die Berichterstattung (vgl. 'Vorlage Schlussbericht GFS') sowie der Transfer nach innen und aussen (vgl. 'Transfer intern' und 'Tansfer extern') werden erleichtert. Wenn Sie schon von Anfang an klare Regeln einführen wie Sie ihre Dokumente verwalten, werden Sie sich viel Sucharbeit ersparen.

Was Sie konkret tun können

Bestimmen Sie die Art der Protokolle (Gesprächs-, Sitzungs-, Beschlussprotokolle) und bemühen Sie sich um eine einheitliche Darstellung der Dokumente mittels Seitenlayout- und Druckformatvorlagen sowie Kennzeichnung (Datum der letzten Änderung, Autor/-in, Versionsnummer usf.). Legen Sie für projektrelevante Dokumente Regeln fest für das:

• Kennzeichnen
• Sammeln
• Aktualisieren
• Archivieren
• Vernichten

Nehmen Sie sich zu Beginn der Durchführung Ihres Projektes genügend Zeit, um allen Beteiligten klar zu machen, was im Projekt auf welche Weise dokumentiert werden soll.

Reflexionsfragen

• Ist die Verantwortung für die Dokumentenerstellung und -verwaltung klar festgelegt?
• Sind alle Mitglieder des Projektteams sind über die Regeln für die Dokumentation informiert und wenden sie diese konsequent an?
• Gibt es für alle im Projekt vorkommenden Typen von Dokumenten entsprechende Vorlagen?
• Haben alle Teammitglieder Zugang zu allen projektrelevanten Dokumenten?