Was ist eine Projektstruktur?
Unter Projektstruktur verstehen wir die graphische Darstellung oder Beschreibung der Personen und Organisationen, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt oder davon betroffen sind, die Bezeichnung ihrer Rollen sowie die Darstellung oder Beschreibung der Beziehungen unter ihnen.
Dazu gehören insbesondere die Auftraggeber (Geldgeber), die Auftragnehmer (Trägerinstitution, Projektleitung, Projektteam), Zielgruppen und andere Anspruchsgruppen sowie die Begleit-/Steuergruppe, allenfalls auch zuständige Departemente und Ämter, übergeordnete Programme, vernetzte Projekte, Vereine und politische Gruppierungen (Strukturplan).
Mit der Darstellung der Projektstruktur anhand des Strukturplans kann aufgezeigt werden, wer in welcher Rolle am Projekt beteiligt ist und wie das Projekt institutionell eingebettet und vernetzt ist. Auf diese Weise wird sichtbar, wer auf den Erfolg oder Misserfolg des Projekts Einfluss nehmen kann, welche fachlichen, finanziellen und politischen Unterstützungsmöglichkeiten genutzt werden können sowie woher allfällige potentielle und reale strukturell bedingte Konflikte rühren können.
Entwerfen der Projektstruktur
Der Strukturplan wird erstmals in der Skizzierungs- oder Grobplanungsphase entworfen und in späteren Phasen immer wieder zur Hand genommen und überarbeitet. Die Projektstruktur sollte so aufgebaut sein, dass sie alle Institutionen, Gruppen und Schlüsselpersonen enthält, welche bei der Planung und Durchführung des Projekts eine Rolle spielen werden oder spielen sollen. Bei der Erarbeitung stehen folgende Leitfragen im Zentrum:
- Bei wem soll das Projekt etwas bewirken?
- Wer hat ein Interesse an diesem Projekt?
- Welches sind mögliche Geldgeber?
- Wer kann einen wichtigen fachlichen Beitrag leisten zum Gelingen des Projektes?
- Gibt es politische Schlüsselpersonen, welche für die Unterstützung des Projektes gewonnen werden können? Wie können diese eingebunden werden?
- Welches sind weitere interessante Partner? Wer hat ein Interesse mitzureden?
- Wer könnte das Projekt allenfalls behindern?
- Gibt es bestehende Projekte, mit welchen zusammengearbeitet werden könnte?
- Wer kann/ will das Projekt durchführen?
- Welche Funktionen müssen in der Struktur vorkommen, damit die Ziele optimal erreicht werden können? Wer kann diese Funktionen am besten wahrnehmen?
- Wie resp. wo kann das Projekt nachhaltig verankert werden? Welche Elemente sollen nach Abschluss des Projekts fortbestehen (vgl. Nachhaltigkeit planen)?
Klären von Aufgaben, Kompetenzen und Ressourcen
Parallel zur Definition der Projektstruktur müssen auch die Aufgaben und Kompetenzen der beteiligten Projektakteure geklärt und beschrieben werden. Als Vorlage dazu dient das Funktionendiagramm. Dabei müssen zunächst die wichtigsten Aufgaben identifiziert werden (bspw. Konzept erstellen, Projektstruktur festlegen, Budget erstellen, Projektplanung, Personalführung, Öffentlichkeitsarbeit, weitere) und die Projektakteure (bezahlte und freiwillige) gemäss Strukturplan benannt werden. Anschliessend muss für jede Aufgabe gefragt werden, welchen Projektakteuren (Rollenträger oder spezifische Personen) in der Erfüllung dieser Aufgaben welche Kompetenzen zukommen (Antrag, Vorbereitung Entscheid, Mitsprache, Entscheid, Information, Bearbeitung, evtl. andere). Wenn auch der Aufwand und die Kompetenzen der jeweiligen Akteure für diese Aufgaben geklärt sind, können Anforderungsprofile für Projektteam und Begleitgremium erstellt werden und es können geeignete Personen gesucht werden.
Anpassen der Projektstruktur
Veränderungen in der Projektstruktur sind eher die Regel als die Ausnahme, da Projekte prozesshaften Charakter haben und sich sowohl die Ziele als auch die Rahmenbedingungen entwickeln und verändern können. So zeigt sich erst in der Durchführungsphase des Projekts, inwiefern die festgelegte Projektstruktur dem Projektfortschritt zuträglich ist. Es wird auch deutlich, ob die verschiedenen Personen und Gruppen ihren jeweiligen Rollen gerecht werden und die ihnen zugewiesenen Aufgaben zufrieden stellend erfüllen können. Vielleicht gibt es Missverständnisse bezüglich der Rollen und Aufgaben, die einer erneuten Klärung bedürfen. Vielleicht müssen Rollen und Aufgaben in der Projektstruktur neu zugewiesen werden. Personen können wechseln, aber auch Beziehungen und Gewichtungen können sich ändern. Elemente können neu hinzu kommen oder wegfallen. Weitere Schlüsselpersonen können in das Begleitgremium aufgenommen werden, um bspw. den politischen Rückhalt zu stärken oder fachliche Kompetenzen zu ergänzen. Wo die Projektstruktur sich verändernden Gegebenheiten angepasst werden muss, sollte dies auch im Strukturplan vermerkt werden.
- Sie können nicht selbst bestimmen, wer in das Projekt involviert sein wird, weil die Trägerinstitution oder die Auftraggeber dies vorgeben resp. sich Personen oder Institutionen aufdrängen.
- Sie unterlassen es, die Projektstruktur darzustellen und die Darstellung laufend anzupassen, weil es einen zusätzlichen Aufwand bedeutet, der Ihnen keinen unmittelbaren Mehrwert zu bringen scheint und sie sich stattdessen auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren wollen.
- Sie gehen davon aus, dass die einmal festgelegte Projektstruktur erhalten bleiben muss und nicht verändert werden darf.
- Sie beschränken sich auf die Darstellung von Projektleitung, Projektteam und evtl. Trägerinstitution. Sie konzentrieren sich damit auf die operative Projektarbeit und lassen die Vernetzungs- und Unterstützungsmöglichkeiten ausser Acht.
- Wenn Ihnen klar ist, welche Kompetenzen, Funktionen und Schlüsselpersonen für die Zielerreichung Ihres Projekts notwendig sind, können Sie die Projektstruktur so anlegen, dass sie der Planung und erfolgreichen Durchführung des Projekts dienlich ist.
- Die Darstellung der Projektstruktur schafft Klarheit. Je transparenter die Strukturen und Arbeitsweisen im Projekt sind, desto leichter fällt es auch neuen Mitarbeitenden sich einzuarbeiten.
- Stellen Sie die Projektstruktur visuell dar. Verwenden Sie den Strukturplan und beachten Sie die Anleitung dazu.
- Legen Sie die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in einem Funktionendiagramm fest.
- Besprechen Sie die Projektstruktur mit anderen Fachpersonen sowie mit politisch gut vernetzten Personen. Informieren Sie sich, welche Schlüsselpersonen über Einfluss und Fachwissen verfügen, die für das Gelingen Ihres Projektes wichtig sind, und versuchen Sie diese Personen bspw. für das Begleitgremium zu gewinnen. Überlegen Sie sich vor der Kontaktaufnahme mit solchen Schlüsselpersonen, welches Interesse diese Personen selbst an einer Mitwirkung haben könnten.
- Überprüfen Sie regelmässig, ob die Rollen und Funktionen der Begleitgremien und anderer am Projekt Beteiligten klar verstanden worden sind und ob die vorgesehenen Aufgaben erfüllt werden. Wenn nicht, intervenieren Sie so schnell wie möglich.
- Habe ich alle Personen und Organisationen im Boot, deren Unterstützung für das Gelingen des Projektes entscheidend ist? Gilt dies auch für die kritischen Stimmen?
- Handelt es sich tatsächlich um Schlüsselpersonen, welche für das Begleitgremium vorgesehen sind? Verfügen sie über spezifisches Fachwissen und/ oder wichtige Kontakte und Möglichkeiten der Einflussnahme?
- Wurde ausreichend geklärt und festgehalten, wer welche Rolle inne hat und welche Aufgaben und Kompetenzen damit verbunden sind?
- Verfügen die Zielgruppen über Mitwirkungsmöglichkeiten? Kommt ihnen in der Projektstruktur eine aktive Rolle zu?
