Les premières questions à se poser sont toujours: «pourquoi une évaluation doit-elle être réalisée?», «qui nourrit quels intérêts vis-à-vis de l’évaluation?» et «à quelles fins les résultats doivent-ils être utilisés?». Une évaluation peut poursuivre différents objectifs, dont:
La planification de l’évaluation s’effectue dès la phase de conception d’un projet. Si l’on n’y pense qu’en fin de projet, il est généralement trop tard: d’importantes données n’ont pas été récoltées, les ressources manquent et/ou l’équipe est passée à côté de la possibilité de tirer des enseignements de l’évaluation déjà pendant l’implémentation.
Dans le cas de projets d’évaluation de grande ampleur, et lorsqu’il est prévu de confier l’évaluation à un institut d’évaluation externe, il est recommandé de rédiger un concept d’évaluation propre (cf. modèle de concept d’évaluation). Ce faisant, il convient de tenir compte des aspects suivants:
Une fois le but et les intérêts d’une évaluation précisés, il s’agit d’en délimiter l’objet. Quels sont les aspects du projet à évaluer, sur quoi convient-il de se concentrer et qu’est-ce qui doit être délibérément laissé de côté?
Les évaluations peuvent généralement faire l’objet d’une distinction suivant qu’elles mesurent dans son ensemble les effets d’un projet (évaluation sommative) ou qu’elles accompagnent le projet en vue d’une optimisation constante des processus et des résultats (évaluation formative). Souvent, les éléments formatifs et sommatifs sont combinés, et des formes mixtes sont ainsi appliquées.
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Evaluation formative |
Evaluation sommative |
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Auto-évaluation |
Processus d’apprentissage systématique mené à bien par l’équipe de projet elle-même. |
Auto-évaluation finale du projet |
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Evaluation interne par des tiers |
Accompagnement du processus d’apprentissage par des évaluateurs/évaluatrices issus de sa propre organisation |
Evaluation finale du projet par des évaluateurs/évaluatrices issus de sa propre organisation |
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Evaluation externe par des tiers |
Accompagnement du processus d’apprentissage par un institut d’évaluation externe |
Evaluation finale du projet par un institut d’évaluation externe |
Les avantages de l’auto-évaluation résident notamment dans l’existence d’une bonne connaissance du projet, dans la pertinence pour la pratique, dans la plus grande disposition à apprendre et dans la responsabilité des participants pour les résultats. L’auto-évaluation est souvent utilisée à des fins formatives et sert à établir une culture de l’apprentissage. Ses inconvénients peuvent être le manque de distance par rapport à l’objet analysé ou le manque de compétences méthodologiques. L’auto-évaluation recèle en outre le risque que les points aveugles soient renforcés. Dans l’évaluation par des tiers, le regard extérieur permet un examen indépendant, et les évaluateurs/évaluatrices externes disposent généralement de compétences méthodologiques avérées. Les évaluations externes jouissent d’une grande crédibilité et sont souvent utilisées pour légitimer l’utilisation des ressources. Parmi les inconvénients possibles, citons les coûts externes élevés qui y sont associés. Dans les formes mixtes (évaluations hybrides, évaluations participatives), les avantages de l’auto-évaluation interne et de l’évaluation externe peuvent être combinés, et les connaissances internes bénéficier de l’apport d’un regard neuf.
Les questions de l’évaluation sont formulées sur la base du but de l’évaluation et des objectifs du projet, de préférence en collaboration avec les principaux acteurs du projet. Si les objectifs du projet ou les questions de l’évaluation sont encore vagues, des indicateurs sont définis afin de les rendre plus concrets: à quoi peut-on voir qu’un objectif spécifique est atteint et à quoi faut-il concrètement être attentif pour pouvoir répondre de manière pertinente aux questions?
Sur la base des objectifs du projet, des questions de l’évaluation et des indicateurs, il est possible de décider quelles informations doivent être récoltées chez qui, où et au moyen de quelles méthodes. Dans le même temps, il convient aussi de définir la méthode d’analyse des données. Le tableau d’évaluation sert à définir les méthodes d’évaluation, les responsabilités et les échéances pour les objectifs du projet, les indicateurs et les questions de l’évaluation. Certaines questions peuvent avoir trait à différentes phases du projet et doivent être posées avant certains pointages; d’autres, en revanche, concernent l’ensemble de la durée du projet.
Enfin, il s’agit de préciser l’agenda et le cadre financier de l’évaluation ainsi que de déterminer les compétences. Si un mandat d’évaluation doit être confié à une organisation externe, il convient de préciser les compétences méthodologiques, thématiques ou linguistiques requises pour l’évaluation et de déterminer les organisations susceptibles de mener à bien un tel mandat. Prévoyez 10 à 15% du budget du projet pour l’évaluation. L’OMS (1998) recommande de réserver au moins 10% du projet pour l’évaluation.
Enfin, il s’agit de préciser quels sont les résultats attendus de l’évaluation et comment ceux-ci doivent être diffusés. Des rapports intermédiaires et finaux relatifs à l’évaluation sont-ils souhaités? Dans quelles langues? Des résumés et des présentations doivent-ils être élaborés et les résultats doivent-ils éventuellement être publiés dans les milieux scientifiques? Qui doit pouvoir profiter des résultats de l’évaluation? Comment présenter et diffuser les résultats de manière attrayante (p. ex. directives, affiches, films, ateliers, ...)?