Pour pouvoir gérer et piloter des projets et constamment les améliorer, il est recommandé de choisir une évaluation de type formatif. Des rapports réguliers permettent de s'informer de l'état actuel du projet et de procéder à des corrections et des modifications de son orientation pendant son déroulement. Ces rapports peuvent se concentrer sur les processus et sur l'atteinte des objectifs. Il s'agit aussi de prendre en considération des effets imprévus (en particulier non désirés).
Périodiquement, notamment lors des pointages, des résultats intermédiaires importants sont résumés dans un rapport. Celui-ci est distribué aux personnes impliquées dans le projet, de manière à ce qu'elles puissent prendre connaissance de son avance.
Pour que les rapports réguliers puissent réellement servir à une amélioration de la qualité, les personnes déterminantes doivent être informées de manière appropriée. Il faut également que les responsabilités et les compétences pour apporter les corrections nécessaires soient clairement définies.
Les résultats de l'évaluation doivent être présentés de manière à ce que vous puissez réellement les utiliser pour le pilotage du projet, c'est-à-dire qu'ils doivent être concrets et se rapporter à des aspects spécifiques du projet. Lors de la planification de l'évaluation, définissez déjà dans les grandes lignes comment vous voulez ensuite analyser les données récoltées.