Die Evaluationsergebnisse können, je nach Bedeutung und Umfang der Evaluation, entweder direkt in den Schlussbericht des Projekts integriert werden oder aber in einem eigenen Evaluationsbericht dargestellt werden. In vielen Fällen, insbesondere bei weniger umfassenden Selbstevaluationen, ist es ausreichend, die Ergebnisse im Schlussbericht darzustellen. Bei extern durchgeführten Evaluationen ist ein separater Evaluationsbericht, welcher die Methodik und die Ergebnisse detailliert beschreibt und diskutiert, die Regel.
Bevor bei externen Evaluationen der Bericht über die Evaluationsergebnisse definitiv formuliert wird, empfiehlt es sich, die Resultate den Projektverantwortlichen und -beteiligten zu präsentieren und mit ihnen zu diskutieren. Interpretationen und weitere Anregungen aus verschiedenen Perspektiven können so noch in die Berichterstattung einfliessen. Es ist allerdings nicht selten, dass Projektträger oder -leitende versuchen, auf die Evaluationsergebnisse unsachgemäss Einfluss zu nehmen und verlangen, kritische Beurteilungen zu beschönigen oder gar zu streichen. Die meisten externen Evaluationsinstitute kennen diese Problematik gut und haben mittlerweile einen Umgang damit etabliert. Üblicherweise liegt es in der Kompetenz der mit der Evaluation Beauftragten zu entscheiden, wie weit Rückmeldungen aufgenommen werden können und wo Grenzen gezogen werden müssen.
Die Berichterstattung über die Evaluationsergebnisse, sei es in Form eines eigenen Evaluationsberichts oder aber als Teil des Projektschlussberichts, kann als Schlussprodukt der Evaluation betrachtet werden. Sie dient je nach Evaluationszweck der Rechenschaftslegung, der Projektoptimierung, als Basis für einen Entscheid über eine Projektweiterführung, etc. Gleichzeitig ist der entsprechende Bericht Grundlage für weiterführende Valorisierungsmassnahmen.
Ein Evaluationsbericht – bzw. ein entsprechendes Kapitel im Projektschlussbericht - beschreibt den Evaluationsgegenstand, benennt die Evaluationsfragen und stellt die Evaluationsmethodik dar, beschreibt die einzelnen Ergebnisse, zieht Schlussfolgerungen, beantwortet die Evaluationsfragen und gibt entsprechende Empfehlungen zuhanden der Verantwortlichen ab. Der Bericht über die Evaluation sollte so aufgebaut und geschrieben sein, dass Unbeteiligte das Vorgehen nachvollziehen können und die Ergebnisse und Empfehlungen plausibel sind Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass im Bericht die Fakten von den Bewertungen der Evaluator/-innen deutlich getrennt sind. Evaluationsberichte sollten motivierend geschrieben und Kritik konstruktiv formuliert sein, um dazu anzuregen, die Stärken zu pflegen und die Verbesserungspotenziale auszuschöpfen und Handlungsempfehlungen umzusetzen.
Für politische Entscheidungsträger empfiehlt es sich, eine kurze Zusammenfassung der Evaluationsergebnisse zu schreiben, die dann bei Bedarf ohne grossen Aufwand in andere Sprachen übersetzt werden kann.
Immer mehr Organisationen gehen dazu über, Evaluationsberichte zusammen mit einer offiziellen Stellungnahme zu den Ergebnissen und Handlungsempfehlungen zu publizieren. Sie zeigen auf diese Weise, dass sie sich mit damit auseinandergesetzt haben und bereit sind, entsprechende Schritte zu unternehmen.
Die Verbreitung der Evaluationsergebnisse sollte nicht auf die Veröffentlichung des Berichtes beschränkt werden. Nebst dem, dass die Ergebnisse im Projekt selbst in die Steuerung und Qualitätsentwicklung einfliessen (vgl. Public Health Action Cycle), bieten sie der Trägerorganisation wichtige Anhaltspunkte für strategische Weichenstellungen. Darüber hinaus sollen auch andere, die im entsprechenden Themenbereich arbeiten, von den Ergebnissen profitieren können. Es empfiehlt sich, die Erkenntnisse an Tagungen oder Erfahrungsaustauschtreffen zu präsentieren, in Fachzeitschriften darüber zu berichten und bestehende Kommunikationskanäle der Organisation oder des Projekts (Internet, Newsletter,…) für die Verbreitung zu nutzen. Oft gibt es die Möglichkeit, die Ergebnisse auch in Produkte des Projekts wie Broschüren, Flyer, etc. einzuarbeiten oder aber interessante Ergebnisse zum Anlass zu nehmen, entsprechende Produkte zu lancieren (Guidelines, Filmsequenzen, Poster, …). Sind die Ergebnisse von wissenschaftlichem Interesse und ist die Evaluation forschungsmethodisch auf hohem Niveau durchgeführt worden, so kann in Erwägung gezogen werden, die Ergebnisse in einer wissenschaftlichen Fachzeitschrift zu publizieren.
Die kritische Reflexion der evaluativen Massnahmen, der Berichterstattung und der Kommunikation der Ergebnisse bildet den eigentlichen Abschluss einer Evaluation. Ziel dieser Reflexion ist es, konkret aus der Evaluation zu lernen. Dabei geht es um Fragen wie: Konnten die gestellten Evaluationsfragen alle beantwortet werden? Wo ergaben sich allenfalls Probleme bei der Durchführung (z.B. Datenerhebung, -auswertung o.ä.)? Was müsste bei einer nächsten Evaluation unbedingt anders gemacht werden? Was kann aus der Kommunikation der Ergebnisse für ein nächstes Mal gelernt werden? Die Evaluationsstandards der nationalen Evaluationsgesellschaften bieten für derartige Reflexionen eine ausgezeichnete Grundlage.