Welches sind die Aufgaben der Projektleitung?
Die Projektleitung nimmt die operative Führung des Projektes wahr. Sie ist verantwortlich für die frist- und budgetgerechte Durchführung des Projektes und für die Erreichung der Projektziele. Sie nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr (vgl. Kuster et al., S. 92):
- Sie bildet und leitet das Projektteam,
- sie strukturiert das Projekt und stellt die Koordination allfälliger Teilprojekte sicher,
- sie sorgt für regelmässige Reflexion des Projektes im Projektteam (bspw. anlässlich der Meilensteinsitzungen),
- sie plant, kontrolliert und steuert Termine, Personen, Kosten und Qualität,
- sie stellt Information, Kommunikation und Projektdokumentation sicher,
- sie moderiert Sitzungen und Workshops,
- sie beurteilt die Projektwirtschaftlichkeit,
- sie bereitet Meilensteinentscheide vor und bespricht wichtige Fragen und Entscheidungen mit der Steuergruppe resp. mit den Verantwortlichen der Trägerinstitution.
Was ist bei der Wahl der Projektleitung zu beachten?
Aufgrund der obengenannten Aufgaben der Projektleitung lassen sich folgende allgemeinen Anforderungen an die Projektleitung beschreiben: Fachwissen in Public Health, Vertreten der Werte der Gesundheitsförderung, Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Frustrationstoleranz, kommunikative Kompetenzen, vernetztes Denken, Handlungsorientierung, Zukunftsorientierung, wirtschaftliches Denken, Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein, Fähigkeit Stärken und Schwächen anderer zu erkennen und das eigene Verhalten selbstkritisch zu reflektieren (vgl. Eignungskriterien Projektleitung).
In der Grobplanungsphase wird zudem ein Profil der spezifischen fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen von Projektleitung und Projektmitarbeitenden erstellt.
Sobald ein Projekt bewilligt ist, entscheiden in der Regel die Führungskräfte der Trägerinstitution, wer die Projektleitung übernehmen soll. Dabei orientieren sie sich idealerweise an den für dieses Projekt definierten Anforderungen und stellen sich dann die Frage, wo diese Qualifikationen zu finden sind, ob es in der Trägerinstitution geeignete Kandidat/-innen gibt oder ob die Stelle ausgeschrieben werden muss (vgl. auch Projektteam).
- Oft werden Projekte von denjenigen Mitarbeiter/-innen in der Institution geleitet, die gerade freie Kapazitäten haben. Oder die Person, die das Konzept und die Grobplanung entworfen hat, erhebt Anspruch auf die Projektleitung. Auf eine Prüfung der erforderlichen und vorhandenen Kompetenzen und Qualifikationen wird verzichtet.
- Sie planen zu wenig Zeit für ein detailliertes Stellenprofil ein.
- Sie denken beim Erstellen von Profilen an bestimmte Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten und passen das Profil den Qualifikationen und Kompetenzen dieser Personen an.
- Sie nehmen Kontakt auf mit Personen, die Ihnen sympathisch sind und nicht unbedingt mit denjenigen, welche über die erforderlichen Qualifikationen verfügen.
Wenn die Person, die das Projekt leitet, die notwendigen Kompetenzen und Interessen hat und weder über- noch unterfordert ist, wirkt sich das positiv auf alle qualitätsrelevanten Bereiche des Projektes aus.
- Erstellen Sie detaillierte Anforderungsprofile sowohl für die Projektleitung als auch für die weiteren Projektmitarbeitenden. Unterscheiden Sie zwischen notwendigen und zusätzlich erwünschten Qualifikationen und Kompetenzen.
- Überlegen Sie, ob Personen mit den erforderlichen Kompetenzen innerhalb der Institution zu finden sind oder ob Sie ausserhalb suchen sollen. Planen Sie genug Zeit für das Auswahlverfahren ein.
- Überprüfen Sie anhand der Eignungskriterien für Projektleitungen, ob die vorgesehene Person die notwendigen Kompetenzen mitbringt. Wenn diejenige Person, welche das Konzept erstellt hat, auch die Projektleitung übernehmen will, verfahren Sie gleich wie bei der Prüfung anderer Kandidaturen.
- Bestimmen Sie zuerst die Projektleitung und stellen Sie sicher, dass die Projektleitung bei der Auswahl der Projektmitarbeitenden mitwirken kann.
- Wenn es Kompetenzen gibt, die im ganzen Projektteam nicht abgedeckt werden können, sollten diese Lücken offengelegt und darüber nachgedacht werden, wie diese Kompetenzen erworben werden können (Fachkompetenz).
- Sind die definierten Anforderungen an die Projektleitung dem Projekt angemessen? Oder sie eher einer Person angemessen, die die Projektleitung übernehmen soll?
- Muss die Projektleitung über alle für das Projekt erforderlichen Kompetenzen verfügen, oder reicht es, wenn gewisse Qualifikationen von einzelnen Projektmitarbeitenden abgedeckt werden?
- Wie stehen die Chancen, dass es der Projektleitung gelingt, ein motiviertes, engagiertes und kompetentes Projektteam aufzubauen und dieses zu führen?
- Kennt die Projektleitung bewährte Methoden, um Konflikte konstruktiv anzugehen sowie Möglichkeiten, motivierende Arbeitsbedingungen für das Team zu schaffen?
