Gestione multiprogettuale

Con gestione multiprogettuale s’intende la pianificazione e la conduzione coordinata di diversi progetti in seno a un programma o a un’organizzazione/un reparto.

MPM it

Gestione multiprogettuale: una nuova sfida

Il collocamento di progetti all’interno di strategie più ampie e il raggruppamento degli stessi nell’ambito di programmi consente di creare delle sinergie volte a rafforzare l’efficacia e l’economicità della promozione della salute. Inoltre, dette strategie sgravano singoli progetti, nella misura in cui determinati compiti, quali ad esempio la raccolta di fondi, gli interventi pubblici o l’elaborazione dei principi fondamentali vengono assolti o beneficiano di un appoggio a un livello superiore. Agli albori della promozione della salute (nei primi decenni dopo la stipulazione della Carta di Ottawa nel 1986) gli interventi vennero per lo più concepiti e realizzati quale iniziative individuali. Anche nel caso di correlazioni con altri progetti, le singole iniziative risultavano ampiamente indipendenti le une dalle altre e non soggette a un orientamento comune. Di conseguenza in genere anche efficacia e continuità risultavano piuttosto modeste. Con la crescente professionalizzazione della promozione della salute e della prevenzione vennero e vengono formulate sempre più strategie e misure di politica pubblica e programmi a largo spettro e a lungo termine da cui scaturiscono singoli progetti. Se per un determinato ambito tematico esistono già dei progetti, questi vengono riuniti in seno a quella che definiremmo un’iniziativa più vasta. Laddove si scorgono delle lacune, si provvede all’elaborazione di nuovi progetti.

Per numerose organizzazioni nell’ambito della prevenzione e della promozione della salute, la gestione multiprogettuale riveste un ruolo molto importante, in quanto le stimola a sviluppare e a stabilire forme appropriate di pianificazione e conduzione che vanno al di là dei singoli progetti. Si tratta in particolare di:

indirizzare diversi progetti e attori verso obiettivi comuni
conservare una visione di insieme dell’evoluzione dei diversi progetti
concentrare i progetti e gestirli in maniera coordinata
definire processi di apprendimento e di ottimizzazione comuni
cercare e sfruttare al meglio le sinergie tra i progetti

Generalmente le organizzazioni hanno strategia a medio e lungo termine che concretizzano con pianificazioni annuali e pluriennali. Nell’ambito della promozione della salute gran parte dei servizi prestati vengono tramutati in progetti, anche perché si è di fronte a un contesto piuttosto nuovo con strutture e approcci poco consolidati. Se un’organizzazione realizza diversi progetti inerenti al medesimo ambito tematico, gli stessi andrebbero riuniti sotto un tetto comune, ossia un programma. Se si affrontano diversi ambiti tematici, i singoli progetti devono essere esaminati periodicamente da una prospettiva più ampia, in modo da valutarne fedeltà agli obiettivi dell’organizzazione, progressi ed efficacia ed identifichi eventuali potenziali di sviluppo.

In seguito, diversi aspetti della gestione multiprogettuale andrebbero illustrati in maniera esemplare per i programmi, in quanto qui un orientamento comune è particolarmente importante.

Pianificazione estesa a tutti i progetti

Se i progetti vengono riuniti in un programma è importante innanzitutto sviluppare una prospettiva programmatica più ampia, per poter definire in una seconda fase, se gli stessi vantano il potenziale necessario per condurre il programma verso il successo. È possibile che i progetti debbano essere adattati e che per poter colmare eventuali lacune sia necessario elaborarne di nuovi. Le iniziative non volte al raggiungimento degli obiettivi del programma sono escluse da esso.

Una volta definiti visione, obiettivi e strategie del programma e chiarite le condizioni quadro (basi giuridiche, collocamento strategico, risorse…), si tratta di passare alla valutazione dei progetti esistenti. Visione, obiettivi e strategie dei singoli progetti devono orientarsi a quelli del programma e occorre controllare che le singole iniziative si completino tra loro e non si facciano concorrenza. Qualora singoli obiettivi del programma non possano essere raggiunti con gli attuali progetti, occorrerà ampliarli oppure sviluppare nuove iniziative. Nella fase di pianificazione di un programma è importante che, se note, direzione programmatica e progettuale di iniziative in corso o da realizzare collaborino intensamente soprattutto ai fini dell’elaborazione di standard comuni di gestione progettuale, dello sviluppo di concetti di qualità e di efficacia comuni e di allestimento di un buon rapporto di collaborazione.

I programmi sono strutturati in maniera analoga ai progetti e sono confrontati a sfide e requisiti qualitativi simili. Anche per i programmi occorre definire entro una durata limitata obiettivi e gruppi target da raggiungere, definire strategie e misure d’intervento, stabilire una struttura organizzativa, pianificare le risorse e tener conto dei valori e dei principi della promozione della salute. Strumenti quali modelli descrittivi, liste di controllo o tabelle di pianificazione possono essere utilizzati sia per i progetti che per i programmi. I programmi vengono tuttavia formulati a una “quota di crociera” diversa. A livello di programmi, ad esempio, vengono enunciati gli obiettivi programmatici di tutti i progetti, ma non vengono elencati gli obiettivi dei singoli progetti. Analogamente, nei programmi non vengono presentate le singole misure d’intervento dei diversi progetti, bensì da una lato le misure estese a tutti i progetti (compiti programmatici) e dall’altro i diversi progetti quali misure del programma. Alla medesima stregua si procede con altri elementi quali ad esempio la struttura progettuale, il budget ecc.

Poiché i programmi vantano un carattere più ampio, sono impostati sul lungo termine e comportano costi più elevati, in genere risultano più complessi in termini di pianificazione, coordinazione e conduzione. Inoltre, alcuni aspetti qualitativi (cfr. Ufficio federale della sanità pubblica 2008) rivestono un ruolo maggiore:

nei programmi di più ampia portata, come ad esempio in quelli nazionali, in genere gli aspetti politico-giuridici appaiono più significativi che non nei programmi minori;
generalmente i programmi richiedono un vasto appoggio da organizzazioni diverse;
considerata l’estensione geografica, le differenze regionali (culturali, linguistiche, giuridiche) assumono una particolare importanza.

A livello di programmi, i requisiti qualitativi, le procedure, le direttive e i modelli per pianificazione, conduzione e valutazione dei progetti devono essere definiti e se possibili unificati. Spesso in una prima fase è necessario chiarire anche i concetti fondamentali, in modo che tutti abbiano la stessa concezione di partecipazione, pari opportunità o di altri indicatori. Attraverso questo vasto processo di unificazione della qualità strutturale e processuale dei singoli progetti, la conduzione di tutti i progetti e lo scambio tra le singole iniziative risulta facilitato a beneficio del potenziale di efficienza e di efficacia del programma.

Conduzione di tutti i progetti

Oltre alla pianificazione coordinata, la seconda grande sfida della gestione multiprogettuale consiste nella conduzione estesa a tutti i progetti. Anch’essa si svolge in maniera esemplare per i programmi, tuttavia in forma analoga riguarda anche la conduzione di diversi singoli progetti in seno alle organizzazioni nonché di diversi programmi. Una conduzione generale di tutti i progetti contempla le seguenti mansioni:

una documentazione unitaria consente alla direzione del programma di informarsi rapidamente sullo stato dei singoli progetti
un sistema disciplinato di comunicazione nel quadro del programma dovrebbe garantire che tutti vengano informati adeguatamente sui principali sviluppi all’interno del programma e dei singoli progetti
un sistema di informazione coordinato dovrebbe garantire un’immagine unitaria verso l’esterno
le valutazioni dei singoli progetti andrebbero concepite e commisurate tra loro in modo che possano contribuire in maniera ottimale anche alla valutazione complessiva a livello di programma .

La direzione del programma deve sempre mantenere una visione d’insieme degli sviluppi all’interno dei progetti, per poter intervenire tempestivamente a sostegno o a correzione degli stessi. Essa controlla e illustra congiuntamente ai responsabili dei singoli progetti il raggiungimento degli obiettivi parziali a fronte dei traguardi intermedi del progetto. Sviluppi imprevisti dei singoli progetti, nuove scoperte o mutamenti contestuali possono richiedere l’adeguamento dei progetti o nuovi interventi programmatici per non compromettere il raggiungimento degli obiettivi del programma. Inoltre, anche a livello programmatico, i cicli di apprendimento e di conduzione devono essere stabiliti in modo che l’implementazione del programma possa essere suddivisa in tappe mediante la determinazione di traguardi intermedi. Questi ultimi servono a illustrare retroattivamente una tappa conclusa e in base ad essa a definire con precisione la pianificazione della tappa successiva.

Per la conduzione dei programmi, la collaborazione tra le direzioni dei programmi e dei progetti nonché il flusso di informazioni dal programma ai progetti e vice versa sono d’importanza fondamentale. Nella struttura organizzativa del programma è necessario creare dei vasi comunicanti in cui far fluire legami e collaborazione, affinché ci possa essere uno scambio di esperienze e le sinergie possano essere riconosciute e sfruttate. I responsabili dei progetti possono essere contemporaneamente anche membri del team del programma. Diversamente, è necessario trovare altre forme di coinvolgimento. Oltre alla collaborazione in seno al programma, occorre disciplinare su vasta scala anche le correlazioni con altri attori nonché l’informazione riguardo ai progetti verso l’esterno, onde evitare singoli interventi non coordinati. Poiché i programmi vantano una definizione tematica specifica, è opportuno organizzare la gestione del know how a livello programmatico.

Che cosa può dissuadervi dal considerare questi aspetti

In qualità di responsabili del programma non volete interferire eccessivamente nei singoli progetti in quanto temete delle resistenze.
Reputate che i singoli progetti siano troppo diversi per poterli dirigere secondo criteri unitari.
Non esiste alcuna strategia superiore alla quale la direzione del progetto potrebbe orientarsi
In qualità di responsabili del progetto siete già sufficientemente sollecitati per dovervi anche occupare di aspetti che vanno oltre il progetto stesso
In qualità di responsabili dei progetti, nel tempo avete sviluppato un vostro sistema di gestione progettuale che non intendete abbandonare.
In qualità di responsabili di un’organizzazione non volete costringere i vostri collaboratori a lavorare sulla base di direttive e con modelli unitari.

Argomenti a favore

Se i progetti sono commisurati l’uno con l’altro e gestiti in maniera coordinata, aumenta l’efficienza e il potenziale d’efficacia.
Con la gestione multiprogettuale, pianificazione, conduzione e valutazione degli interventi risultano facilitate.
La gestione multiprogettuale sulla base di quint-essenz contribuisce a unificare processi e modelli e a stabilire uno standard qualitativo in seno a un programma e/o a un’organizzazione.
Se per la gestione multiprogettuale utilizzate il tool di gestione progettuale di quint-essenz, in qualità di responsabile di un programma, un reparto o un’organizzazione disponete sempre di una visione d’insieme dei singoli progetti in corso.

Cosa fare concretamente

Unificate la concettualità, i criteri qualitativi nonché i processi e i modelli da applicare ai progetti. Utilizzate quali strumenti di riflessione la griglia di valutazione per le organizzazioni preposte e i finanziatori.
Pianificate e conducete il vostro programma e i vostri progetti con il tool di gestione progettuale di quint-essenz: in questo modo avete accesso alla documentazione aggiornata dei progetti e approfittate di una visione d’insieme e di forme di resoconto unitarie per tutti i progetti.
Utilizzate le possibilità di discussione in seno a organizzazioni, programmi e gruppi specialistici per uno scambio di opinioni a livello progettuale più ampio.
In qualità di responsabili di organizzazioni o reparti delle stesse, sfruttate la possibilità offerta dal tool di gestione progettuale per effettuare pianificazioni annuali e pluriennali

Domande di riflession

In che misura i diversi progetti in seno alla vostra organizzazione o al vostro programma sono commisurati tra loro?
Esiste una descrizione delle procedure da applicare per pianificare, condurre e valutare progetti in seno alla vostra organizzazione o al vostro programma?
Tutti gli attori della vostra organizzazione o del vostro programma utilizzano gli stessi concetti e criteri ai fini di una riflessione critica sui progetti?
Quali metodi e strumenti unitari per tutti i progetti vengono già utilizzati dalla vostra organizzazione o dal vostro programma e dove s’intravvede ancora un potenziale in tal senso?