Formulazione di un concetto

A che cosa serve un concetto?

Un concetto è un piano per un intento. Esso presenta le riflessioni che si celano dietro questo intento, nonché il modo in cui quest’ultimo deve essere realizzato. Per il team del progetto, il concetto funge da documento di riferimento vincolante, nel quale vengono definiti gli aspetti centrali del progetto. Verso l’esterno il concetto deve possedere una certa forza di persuasione per ad esempio, convincere potenziali finanziatori dell’importanza e dell’adeguatezza dell’iniziativa.

Nel redigere il concetto, i diversi aspetti già contemplati e formulati a livello di bozza (cfr. bozza del progetto) vengono sottolineati, programmati nel dettaglio e concretizzati. Così facendo emergono nuovi elementi. Per giustificare un progetto, in genere sono necessarie ricerche più approfondite, occorre contattare persone-chiave e rappresentanti dei gruppi target e individuare possibili fonti di finanziamento.

Nel processo di formulazione del concetto si stabilisce anche la struttura del progetto e le competenze necessarie per la sua realizzazione (team del progetto). Il concetto definitivo costituisce la conclusione della pianificazione approssimativa e spesso funge da base per la procedura di richiesta.

Che cosa deve contenere concretamente un concetto? (cfr. modello di concetto)

Indicazioni generiche

Titolo (nome) del progetto, organizzazioni e persone responsabili, data ecc.

Motivazione del progetto

Rappresentazione della necessità e della rilevanza in termini di salute pubblica (definizione della necessità), dei bisogni dei gruppi target e di altri gruppi di riferimento (definizione del bisogno), delle condizioni sociali, politiche e giuridiche (contesto culturale, giuridico e sociale), eventuale integrazione del progetto in un programma più ampio nonché esame delle esperienze fatte nell’ambito di altri progetti (trarre insegnamento da altri progetti). La motivazione del progetto si rifà ai valori fondamentali della promozione della salute e crea trasparenza sulla loro realizzazione.

Visione, obiettivi, esiti auspicati, indicatori

La visione designa la situazione ideale auspicata a lungo termine, mentre con obiettivi del progetto si intendono gli obiettivi e gli esiti da raggiungere concretamente. Entrambi si situano in sintonia con i valori fondamentali. Per controllare il raggiungimento degli obiettivi vengono formulati appositi indicatori.

Setting e gruppi target

Rappresentazione di quali gruppi target e in quali setting il progetto trova applicazione e per quale motivo (valori fondamentali). Qui si tratta di descrivere con precisione il target a cui si mira (età, sesso, ceto sociale, etnia ecc.).

Procedura

La strategia e i metodi scelti per il raggiungimento degli obbiettivi devono essere motivati in maniera convincente e i nessi causali previsti rappresentati sempre tenendo conto dei valori fondamentali. Per le misure vi è uno scadenzario con traguardi intermedi.

Organizzazione del progetto

Rappresentazione dettagliata della struttura del progetto prevista per la realizzazione (cfr. anche piano strutturale)

Risorse

Rappresentazione dettagliata delle risorse progettuali necessarie (budget, impiego di personale, competenze tecniche) e fonti di finanziamento

Necessità di valutazione

Definizione della necessità e delle linee direttrici della valutazione (autovalutazione e valutazione esterna)

Valorizzazione

Rappresentazione del modo in cui le esperienze e i risultati derivanti dal progetto possono essere resi noti e utilizzabili (Valorizzazione).

Riferimenti bibliografici

Cohen Raphael (2006). Concevoir et lancer un projet. Paris : Editions d’Organisation.
Le Bissonnais Jean et Caupin Gilles-Marie (2003). Initier des projets réalistes : un processus logique de décisions. Paris : AFNOR.
Marchat Hugues (2009). Le kit du chef de projet. Paris : Eyrolles, Editions d’Organisation (troisième et quatrième partie).
Project Management Institute (Hrsg) (2004). Corpus des connaissances en management de projet (guide PMBOK). Pennsylvania : PMI.

Che cosa può dissuadervi dal considerare questi aspetti

Affinché un concetto risulti fondato e realistico, occorre prevedere tempo a sufficienza per la sua realizzazione. Spesso l'ostacolo maggiore di un concetto accurato consiste nella mancanza di pianificazione. Siete già (ancora) impegnati nel quadro di un altro progetto e avete abbastanza da fare. Iniziate ad occuparvi del concetto per un nuovo progetto solo allorché l'attuale progetto in corso sta volgendo al termine. In seno alla vostra istituzione appalti e termini per inoltrare eventuali richieste vengono comunicati (troppo) tardi
Un altro ostacolo consiste nella mancanza di finanziamenti: generalmente l'elaborazione di un concetto non viene finanziata dal committente bensì va a carico dell'istituzione e talvolta delle singole persone.
Bisogni importanti di determinati gruppi di riferimento non vengono considerati a sufficienza. I bisogni dei principali gruppi di riferimento devono essere rappresentati esplicitamente e contemplati nell’ambito della formulazione degli obiettivi del progetto. Qualità significa infatti anche adempimento delle esigenze, il che presuppone che queste vengano esplicitate e appurate.
Un'ulteriore difficoltà sta nel fatto che un concetto per molti versi si basa su supposizioni, che al momento della realizzazione possono rivelarsi errate. È pertanto importante chiarire con cura l’evidenza, rappresentare i nessi causali e definire debitamente le misure da adottare.

Argomenti a favore

Allorché un concetto vanta un’elaborazione accurata, vi permette di stimare correttamente l’impegno che esso comporta in termini di tempo e di denaro e di evitare di incorrere in brutte sorprese.
Un buon concetto è d’aiuto durante la fase di realizzazione per concentrarsi su misure e obiettivi prestabiliti. Se s’impongono delle modifiche, esse possono aver luogo conformemente al concetto, all’insegna della trasparenza.

Cosa fare concretamente

Utilizzate il modello per l’elaborazione del concetto.
Di numerosi aspetti del concetto esistono testi tematici specifici. Leggeteli e se necessario approfondite le vostre conoscenze.
Allestite dapprima uno scadenzario per l’elaborazione del concetto. Prevedete quindi tempo a sufficienza per un colloquio informativo con gli esperti, per le ricerche di informazioni e pubblicazioni sul tema, per coinvolgere il gruppo target e altri gruppi di riferimento e per trattare con i partner necessari ai fini di una cooperazione.
Scambiatevi i pareri con esperti che realizzano o hanno realizzato progetti analoghi e approfittate della loro esperienza.
Se riprendete concetti o elementi concettuali di altri progetti, verificate in che misura essi soddisfano le esigenze contestuali specifiche del vostro progetto e per quali aspetti vanno modificati (cfr. contesto, Best Practice).
Sottoponete il concetto ad almeno tre esperti per una valutazione critica

Domande di riflession

Posso spiegare con poche parole, a una persona che non si occupa professionalmente di prevenzione e di promozione della salute, perché è necessario il progetto e che cosa mira a raggiungere concretamente?
Con le risorse disponibili, possono realmente essere raggiunti gli obiettivi del progetto? Il budget è stato allestito in maniera realistica? Scadenzario e pietre miliari sono anch’essi realistici?
Le esperienze maturate nell’ambito di progetti analoghi e lo stato attuale delle conoscenze sono stati tenuti in debita considerazione? Oppure il concetto si basa, per mancanza di tempo, essenzialmente su supposizioni e percezioni personali?