Struttura progetto

Che cos’è la struttura di un progetto?

Con struttura del progetto intendiamo la rappresentazione grafica o la descrizione delle persone e delle organizzazioni che in una forma qualunque partecipano al progetto o ne sono coinvolte, la designazione dei rispettivi ruoli nonché la raffigurazione o descrizione delle diverse interrelazioni. Ne fanno parte in primo luogo i committenti (finanziatori), gli incaricati (istituzione preposta, direzione del progetto, team), i gruppi target, di riferimento di appoggio e di conduzione, i dipartimenti e gli uffici pubblici responsabili, programmi generici, progetti correlati, associazioni e gruppi politici (piano strutturale).

Con la rappresentazione della struttura del progetto a fronte del piano strutturale è possibile evidenziare chi e in quale ruolo partecipa al progetto e in che modo l’iniziativa risulta integrata e correlata istituzionalmente. In questo modo risulta evidente chi può influire sulla buona o cattiva riuscita del progetto, quali possibilità di sostegno tecnico, finanziario e politico è possibile sfruttare e dove possono scaturire eventuali conflitti potenziali e reali di natura strutturale.

Ideare la struttura del progetto

Presentato per la prima volta nella fase d'abbozzo e di pianificazione approssimativa, il piano strutturale viene tenuto a portata di mano ed elaborato costantemente. La struttura del progetto dovrebbe essere concepita in modo da contemplare tutti i gruppi, le istituzioni e le persone chiave che svolgeranno o dovrebbero svolgere un ruolo nella pianificazione e nella realizzazione del progetto. In fase di elaborazione le domande da porsi sono:

Presso quali persone il progetto dovrebbe generare un effetto?
Chi ha interesse in questo progetto?
Chi sono i possibili finanziatori?
Chi può fornire un utile contributo tecnico alla riuscita del progetto?
Vi sono rappresentanti del mondo politico che possono essere acquisiti per sostenere il progetto? Come è possibile attirare la loro attenzione?
Quali altri interessanti partner esistono? Chi potrebbe avere voce in capitolo?
Chi potrebbe invece ostacolare il progetto?
Esistono progetti a cui ricollegarsi?
Chi può / vuole realizzare il progetto?
Quali funzioni e competenze devono essere inserite nella struttura, affinché gli obiettivi del progetto possano essere raggiunti in maniera ottimale? Chi può rivestire al meglio queste funzioni?
Come e dove il progetto può essere ancorato in maniera durevole e continua? Quali elementi devono continuare a sussistere a conclusione del progetto (pianificare la durevolezza)?

Definire compiti, competenze e risorse

Parallelamente alla definizione della struttura del progetto, occorre altresì definire e descrivere mansioni e competenze dei diversi attori coinvolti. A tale scopo è utile ricorrere al diagramma funzionale. Bisogna dapprima identificare i compiti principali (p. es. elaborare il concetto, definire la struttura del progetto, allestire un preventivo dei costi, pianificare il progetto, gestire il personale, intervenire pubblicamente, ecc.) e nominare i partecipanti al progetto (remunerati e volontari) conformemente al piano strutturale. In seguito, per ogni compito occorre chiedere a quali attori (incaricati o addetti particolari) verranno assegnate le diverse competenze (richiesta, preparativi, partecipazione alla discussione, decisione, informazione, elaborazione, altro). Allorché spese, oneri e competenze dei diversi attori per i diversi compiti risultano chiariti, è possibile definire dei profili di requisiti per il team del progetto e il gruppo di sostegno, e cercare i collaboratori adeguati.

Adeguare la struttura del progetto

In seno alla struttura di un progetto, i cambiamenti sono piuttosto frequenti; i progetti vantano infatti un carattere processuale e sia gli obiettivi che il contesto possono evolvere e mutare. Così, solamente durante la fase di realizzazione dell’iniziativa, si nota in che misura la struttura definita del progetto contribuisca al progredire dello stesso, e fino a che punto le diverse persone e gruppi siano idonei al ruolo loro assegnato e svolgano in maniera soddisfacente il loro compito. Forse emergono dei malintesi riguardo a ruoli e incarichi, che richiedono nuove spiegazioni. Forse ruoli e compiti definiti nella struttura devono essere riassegnati. Come le persone, anche relazioni e ponderazioni possono mutare. Nuove persone-chiave possono essere accolte nel gruppo di sostegno, ad esempio per rafforzare l’appoggio politico e completare le competenze specialistiche. Ad ogni modo, ogni volta che la struttura del progetto deve essere adeguata a mutamenti oggettivi, è necessario prenderne nota anche a livello di piano strutturale.

Riferimenti bibliografici

Association Française des Ingénieurs et Techniciens d'estimation et de planification – AFITEP (Ed.) (1998). Dictionnaire de management de projet. Paris : AFNOR.
Cohen Raphael (2006). Concevoir et lancer un projet. Paris : Editions d’Organisation.
Marchat Hugues (2009). Le kit du chef de projet. Paris : Eyrolles, Editions d’Organisation (troisième et quatrième partie).
Project Management Institute (Hrsg) (2004). Corpus des connaissances en management de projet (guide PMBOK). Pennsylvania : PMI.

Che cosa può dissuadervi dal considerare questi aspetti

Non spetta a voi decidere chi sarà coinvolto nel progetto perché l’istituzione preposta o il committente lo lasciano già intendere oppure vi sono persone o istituzioni che esercitano una certa pressione.
Evitate di rappresentare la struttura del progetto e di adeguare la rappresentazione regolarmente in quanto questo implicherebbe un onere supplementare che non sembra portare risultati immediati, motivo per cui preferite concentrarvi sul lavoro contenutistico dell’iniziativa.
Ritenete che una volta definita, la struttura progettuale debba essere conservata e non possa essere modificata.
Vi limitate alla rappresentazione della direzione del progetto, del team ed eventualmente dell’istituzione preposta. Vi concentrate così sul lavoro operativo e trascurate le possibilità di interrelazione e di sostegno.

Argomenti a favore

Dal momento che sapete chiaramente quali persone-chiave, funzioni e competenze sono necessarie per il raggiungimento degli obiettivi del progetto, potete impostare la struttura ai fini di una pianificazione e realizzazione più efficace.
La rappresentazione della struttura del progetto genera chiarezza. Più sono trasparenti la struttura e il modo di lavorare, più sarà facile inserire nuovi collaboratori nel progetto.

Cosa fare concretamente

Rappresentate la struttura del progetto visivamente. Utilizzate il piano strutturale e osservatene le istruzioni.
Definite compiti, competenze e responsabilità nel quadro di un diagramma funzionale.
Discutete della struttura del progetto con altre persone competenti e con rappresentanti ben inseriti del mondo politico. Informatevi su quali persone-chiave possono influire sulla riuscita del progetto e cercate di coinvolgerle ad esempio inserendole nel gruppo di sostegno. Prima di contattarle riflettete su quali interessi queste persone possono avere a partecipare a un’iniziativa di questo genere.
Verificate regolarmente se i ruoli e le funzioni dei gruppi di sostegno e di altri partecipanti al progetto sono stati percepiti chiaramente e se i compiti previsti sono stati svolti. In caso contrario, intervenite tempestivamente

Domande di riflession

Ho considerato tutte le persone e le organizzazioni il cui appoggio può rivelarsi decisivo per la riuscita del progetto? L’ho fatto anche per le voci più critiche?
Sono realmente persone-chiave quelle previste per il gruppo di sostegno? Posseggono conoscenze specifiche e/o contatti importanti e influenti?
È stato chiarito e definito con sufficienza chiarezza chi riveste quale ruolo e quali compiti e competenze questo comporta?
I gruppi target hanno la possibilità di partecipare? Nella struttura del progetto è stato assegnato loro un ruolo attivo?