Documentation du projet

Une documentation systématique des processus et évènements importants pour le projet est une condition préalable essentielle pour la planification, le pilotage et l'évaluation du projet. Une bonne documentation est indispensable dans le cas d'un changement de personne au niveau de la direction de projet. Beaucoup de projets sont documentés de manière trop large et pas assez ciblée. C'est pourquoi il faudrait examiner périodiquement si les documents créés pour le projet sont effectivement utiles tels quels pour la planification et le pilotage ainsi que pour le transfert d'expérience, ou s'ils doivent être adaptés.
Les documents devraient être:

lisibles et compréhensibles
bien structurés
clairs et facilement identifiables (informations sur le contenu, le but, l'auteur)
datés (y compris les dates de révision)
facilement accessibles

Il vaut la peine de mettre en place un système de documentation commun à toutes les personnes impliquées. Un membre de l'équipe de projet devrait assumer la responsabilité de sa mise en place et de sa gestion. Cette personne doit veiller à prendre en compte, le cas échéant, les méthodes de documentation utilisées dans l'institution responsable, et faire en sorte que les documents soient accessibles à tous. Pour cela, l'idéal est une gestion informatique (éventuellement protégée par un système de mots de passe) des documents sur un serveur central, accessible par intra- ou internet. Avantages:

tous les collaborateurs ont accès aux documents de n'importe quel endroit
les documents peuvent être en tout temps imprimés
des fonctions de recherche facilitent la recherche de documents ou de contenus spécifiques
la sécurité est augmentée par un système de sauvegardes automatiques

Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte

Documenter le projet vous est peut-être difficile, parce que:

l'effort vous paraît trop grand
l'expérience montre que beaucoup de documents sont inutilisables ou n'ont pas d'utilité directe dans le projet
d'autres tâches dans le projet vous paraissent plus importantes ou plus urgentes
vous ne parvenez pas à déterminer quel système est approprié pour gérer les documents
il faut beaucoup de discipline pour gérer et entretenir un système de documentation.

Les avantages que vous pouvez en retirer

L'utilisation de modèles standards pour les différents types de documents facilite la transparence et donne une bonne vue d'ensemble. Quand vous définissez dès le début des règles claires de gestion de la documentation, vous vous épargnez beaucoup de travail de recherche par la suite. La rédaction de rapports (voir 'Modèle rapport final PSS') ainsi que le transfert d'expérience (voir 'Transfert interne' et 'Transfert externe') en sont facilités. Quand vous définissez dès le début des règles claires de gestion de la documentation, vous vous épargnez beaucoup de travail de recherche par la suite.

Ce que vous pouvez concrètement faire

Définissez le type de compte-rendu (procès-verbal de séance, d'entretien, compte-rendu de décisions) et efforcez-vous d'avoir une représentation unifiée des documents, avec un modèle de mise en page et des informations d'identification (date de la dernière modification, auteur du document, version du document etc).

Définissez des règles pour:

identifier
réunir
actualiser
archiver
détruire

les documents en rapport avec le projet.

Prévoyez assez de temps au début de la réalisation du projet pour rendre tous les collaborateurs attentifs à ce qui devra être documenté et de quelle manière.

Questions de réflexion

La responsabilité de la gestion des documents est-elle claire?
Tous les membres de l'équipe de projet sont-ils informés des règles de documentation et les appliquent-ils?
Dispose-t-on de modèles pour tous les types de documents utilisés dans le projet?
Les membres de l'équipe de projet ont-ils tous accès à tous les documents importants pour le projet?