Budget du projet

Lors de l’ébauche d’un projet, il n’est pas encore possible d’établir un budget détaillé. Il convient toutefois d’au moins procéder à une première estimation des coûts et des recettes. Lors du passage de l’ébauche au concept, la planification du projet doit permettre de recenser les moyens nécessaires à la réalisation du projet. Du côté des recettes, il faut mentionner qui assumera ou devrait assumer les coûts prévus.

Calcule des coûts complets global

Le budget du projet doit, dans le sens du calcul du prix de revient global, reprendre sous le poste dépenses tous les éléments susceptibles d’engendrer des coûts pour le projet. L’évaluation des dépenses pour les interventions menées dans des systèmes socio-géographiques complexes est toujours associée à une plus ou moins grande incertitude. Raison pour laquelle il convient de prévoir une réserve pour les imprévus.

Du côté des recettes figureront au titre des fonds propres, outre la contribution financière de l’organisation responsable et des bailleurs de fonds externes, toutes les participations et prestations fournies à titre gratuit par l’organisation responsable.

Le total des dépenses et des recettes doit s’équilibrer. En effet, tous les coûts générés par un projet doivent être assumés par quelqu’un.

Comptes et classes de compte

En comptabilité, les différents postes d’un budget sont également appelés «comptes». Ces comptes sont regroupés en classes de comptes. Il est ainsi possible, par exemple, d’intégrer les coûts associés à la direction d’un projet (compte) sous «Frais de personnel» (classe de comptes).

La manière d’établir un budget, de même que son degré de précision, peuvent être dictés par l’organisation responsable ou par des bailleurs de fonds externes (plan comptable).

Dépenses

Du côté des coûts sont comptabilisés les frais de personnel, d’exploitation et de matériel prévus.

Frais de personnel

La charge de travail pour la direction du projet ainsi que pour la participation à l’équipe de projet représente généralement la part la plus importante dans les coûts d’un projet d’intervention.

Il est plus difficile de calculer les charges pour la mise en œuvre des différentes mesures dès la phase de conception, parce que celles-ci ne peuvent, et ne doivent, pas encore être planifiées dans les moindres détails à ce stade.

Frais d’exploitation et charges matérielles

L’utilisation des infrastructures et autres ressources de l’organisation responsable, à régler par contrat, doit figurer dans le relevé détaillé des frais d’exploitation et des charges matérielles prévisibles. En effet, ces coûts doivent être calculés même si elle ne facture pas l’utilisation de ses postes de travail (ordinateurs, téléphones, photocopieuses, etc.). Une utilisation à titre gratuit peut alors être comptabilisée, à concurrence du même montant, au titre des fonds propres, dans la colonne des recettes.

Les interventions menées dans de nouveaux settings nécessitent généralement un échange intensif avec des personnes-clés, ainsi qu’avec des représentants des groupes cibles et parties prenantes. Plus le projet et le système cible sont géographiquement dispersés, plus les temps de trajet augmentent pour les acteurs. Il en découle des frais supplémentaires qui doivent être remboursés.

Les produits développés et réalisés dans le cadre du projet ont aussi un coût, qui peut parfois constituer une part très élevée de l’enveloppe globale.

Selon les exigences du projet et la composition de l’équipe de projet, il peut être judicieux de déléguer à des tiers certaines tâches nécessitant des qualifications particulières (p. ex. évaluation, marketing, développement de produits). Des devis doivent le cas échéant être demandés pour ces prestations externes avant que celles-ci puissent être budgétées.

Recettes

Fonds propres

Lors des entretiens avec les responsables de l’organisation porteuse du projet, il convient tout d’abord de déterminer l’ampleur des fonds propres. Outre la mise à disposition de son infrastructure et les prestations de projet effectuées dans le cadre des activités régulières, l’organisation responsable peut assumer d’autres frais. Généralement, les fonds propres ne couvrent qu’une partie des coûts globaux, de sorte qu’il faut se mettre en quête d’autres sources de financement.

Fonds tiers

Lorsqu’un projet est soumis à des fondations, Fonds ou autres bailleurs de fonds potentiels, ces derniers attendent généralement que leur soit présenté un tableau de tous les coûts probables du projet ainsi que des données concrètes concernant les investissements de fonds propres de l’institution responsable ou, en tout cas, les moyens demandés auprès d’autres sources. Il est aussi possible d’obtenir le parrainage d’entreprises privées pour le projet. Pour en savoir plus, voir «Recherche de fonds».

Autres recettes

Bien que ce ne soit généralement pas (encore) courant dans la prévention et la promotion de la santé, des recettes peuvent être générées durant la réalisation du projet (p.ex. en vendant des produits ou des prestations de service).

Problèmes de financement

Lorsque l’on se trouve dans la situation bienheureuse où tous les fonds propres et tiers sont garantis par contrat, on peut commencer à implémenter le projet. Dans le cas contraire, lorsque seule une partie des moyens budgétés sont garantis, il existe trois possibilités: rechercher d’autres fonds tiers, redimensionner le projet ou totalement l’abandonner. Un redimensionnement a pour conséquence que les objectifs du projet doivent être reformulés et la procédure prévue repensée en termes de coûts et d’efficacité.

Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte

Vous ne savez pas combien de temps prendront les mesures prévues et n’êtes donc pas en mesure d’établir un budget détaillé.
Vous ne pouvez pas vous référer à des expériences faites au cours d’autres projets car vous avez développé une approche totalement nouvelle.

Les avantages que vous pouvez en retirer

Avec un projet soigneusement fondé et un budget clair, les demandes de financement adressées à l’institution responsable et aux autres bailleurs de fonds ont plus de chances d’aboutir.

Si vous établissez votre budget avec soin, en tenant compte de l’expérience acquise lors d’autres projets, vous ne risquez pas de vous retrouver dans des difficultés financières ou d’être confronté à un manque de personnel et ne devrez pas non plus vous justifier d’un sous-emploi du budget.

Ce que vous pouvez concrètement faire

La «Checkliste budget» vous livre un certain nombre de points dont vous devez tenir compte lors de l’établissement d’un budget.

Il vaut la peine de ressortir des budgets et des comptes de résultats d’anciens projets et de les comparer à votre budget.

Soumettez votre budget à des personnes qui ont de l’expérience dans ce domaine. Les dépenses en personnel et en temps sont souvent difficiles à estimer. Les rapports d’activité de projets achevés, avec saisie détaillée du temps de travail consacré à chaque activité, constituent en cela une aide précieuse.

Questions de réflexion

Existe-t-il un budget-temps détaillé de toutes les activités prévues?
Le budget est-il vraiment adapté aux besoins du projet, c.-à-d. aux objectifs et aux processus?
Le budget du projet est-il suffisamment détaillé pour être utile au pilotage du projet?
Les recettes et les dépenses sont-elles toutes mentionnées dans le budget et réparties de manière détaillée?
A-t-on suffisamment tenu compte des expériences faites au cours d'anciens projets lors de l'établissement du budget (comptes des résultats, rapports d'activité)?