Projektabschluss

Ein Projekt soll nicht nur aktiv gestartet (vgl. 'Startretraite' und 'Kick-off Meeting') sondern auch aktiv abgeschlossen werden. Das ist wichtig, um ein Projekt loslassen und ein neues starten zu können.
Am Ende des Projekts löst sich die Projektstruktur auf. Jede/r Beteiligte geht möglicherweise in Zukunft einen anderen Weg. Einige Teammitglieder verlassen die Institution, andere beginnen innerhalb der Institution ein neues Projekt in einer anderen Teamzusammensetzung.
Alle Beteiligten haben viel Energie in den Aufbau des Teams investiert und zwischen den verschiedenen Personen sind Beziehungen enstanden, die möglicherweise über die Projektarbeit hinaus gehen. Die Auflösung des Teams bedeutet immer auch Abschied nehmen. Dieser Abschied sollte bewusst vorgenommen werden, beispielsweise durch eine gemeinsame Rückschau im Projektteam.
Das Projekt beenden Sie am besten mit einer (budgetierten) Schlussfeier, welche für das Projektteam und die anderen Beteiligten den offiziellen Abschluss des Projekts markiert und diesen auch gegenüber der Trägerinstitution manifestiert. Laden Sie alle Leute ein, die am Kick-off Meeting teilnahmen, und diejenigen Personen, die im Verlauf des Projekts eine aktive Rolle gespielt haben.

Why you would disregard these aspects

Sie unterlassen die aktive Strukturauflösung und das Feiern des Projektabschlusses weil:

  • die Mitarbeiter/-innen andere Aufgaben in der Institution übernehmen
  • die Mitarbeiter/-innen die Stelle wechseln und der Abschied auf übergeordneter Ebene stattfindet, so dass der auf das Projekt bezogene Abschluss untergeht
  • die anderen Beteiligten sich schon auf neue Aufgaben konzentrieren
  • Sie Feiern generell keine Bedeutung beimessen und/oder dafür nichts budgetiert haben
  • bis zum Schluss oder über das offizielle Projektende hinaus hart gearbeitet wird- das nächste Projekt schon begonnen hat.

What you have to gain

Wenn Sie die Projektstruktur aktiv auflösen und dabei den Mitarbeiter/-innen und Beteiligten ein Feedback zur geleisteten Arbeit und die Wertschätzung geben, die sie verdient haben, werden diese weniger projektmüde. Die Institution erleidet dadurch weniger Verlust an qualifizierten Arbeitskräften, und Projektpartner/-innen bleiben für die Zusammenarbeit an weiteren Projekten motiviert.
Wenn Sie den Abschluss Ihres Projekts feiern:

  • erhält Ihr Projekt für Sie selbst einen klaren Schlusspunkt.
  • erhält das Projekt und das Team die verdiente Wertschätzung.

What you can actually do

  • Schaffen Sie bei Projektende Raum für Reflektionen über erreichte (und nicht erreichte) Projektziele, die Zusammenarbeit und wechselseitige Feedbacks persönlicher und fachlicher Art.
  • Lösen Sie das Team auf, indem Sie in einer Abschlussrunde nochmals Anerkennung für die geleistete Arbeit ausdrücken.
  • Planen Sie frühzeitig eine Abschlussfeier ein.
  • Achten Sie darauf, dass die Feier zu einem Zeitpunkt stattfindet, an welchem alle Projektarbeiten erledigt sind.

Mögliche Formen der Abschlussfeier:

  • Gemeinsames Abendessen
  • Apéro in der Trägerinstitution
  • Ausflug
  • öffentliche Schlussveranstaltung

Questions for critical reflection

  • Ist eine Abschlussveranstaltung geplant und budgetiert worden?
  • Sind alle am Projekt Beteiligten gebührend verabschiedet worden?
  • Ist der erfolgreiche Projektabschluss gefeiert worden?