Kommunikationssteuerung

Die Kommunikation in einem Projekt muss aktiv gestaltet werden, wenn sie optimal funktionieren soll. Die Informationsgefässe werden entsprechend dem jeweiligen Inhalt und den Adressaten gewählt. Es müssen Regeln für den Austausch, Diskussionen, Reflexionen und die Art und Weise der Informationsübermittlung formuliert werden.Adressaten und die für sie interessanten Informationen sind:

Politiker/-innen

Public Health relevante Informationen, die auf die Wichtigkeit des Gesundheitsthemas für die Gesundheitspolitik aufmerksam machen.

Verwaltung / Ämter

Wenn Verwaltung oder Ämter für ein Gesundheitsthema sensibilisiert werden sollen, kann über Lobbying ein bestimmter Druck erzeugt werden (vgl. 'Lobbying').

Auftraggeber

Regelmässige Berichterstattung über den Projektverlauf, je nach Vereinbarungen.Die regelmässige Kontaktpflege mit dem Auftraggeber fällt in der Regel der Projektleitung zu. Sie muss festlegen, wer wann von wem worüber informiert werden soll.

Was Sie daran hindern könnte, diese Aspekte zu berücksichtigen

• Überlegungen zur Kommunikation im Team gehen oft vergessen, weil Sie sie so handhaben, wie Sie es sich gewohnt sind.
• Oft wird spontan und zwischen Tür und Angel informiert, besonders wenn das Team klein ist und von der Annahme ausgegangen wird, es seien sowieso immer alle auf dem gleichen Wissensstand.
• Sie erachten eine Planung der Kommunikation gegen aussen als unnötig.
• Es fühlt sich niemand dafür zuständig und wichtige Kanäle für das Projekt werden darum nicht systematisch genutzt.

Was Sie gewinnen können

Eine gut geleitete Kommunikation nach Innen ermöglicht, dass:

• die Mitarbeiter/-innen Informationen einheitlich weiter kommunizieren
• bei niemandem der Eindruck entsteht, von Informationen ausgeschlossen worden zu sein
• bei allen Klarheit über Absicht und Ziele des Projekts besteht

Eine gute Kommunikation nach Aussen ermöglicht:

• ein attraktives und einheitliches Erscheinungsbild des Projekts
• hohe Beachtung und Professionalität
• gute Information der Zielgruppen und Projektpartner
• Erhöhen der Akzeptanz des Projekts

Ist eine verantwortliche Person bestimmt:

• wird der Kommunikation genügend Bedeutung beigemessen
• nimmt sich jemand die Zeit für wichtige Kontakte
• kommen wichtige Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort

Was Sie konkret tun können

Bei einem grösseren Projekt ist es sinnvoll, ein/e Mitarbeiter/-in mit dem Ressort Kommunikation zu betrauen. Diese übernimmt dann einerseits die Aufgabe, ein Kommunikationskonzept zu erstellen, andererseits die Verantwortung dafür, dass seine Umsetzung optimal verläuft.Legen Sie gemeinsam die Ziele fest:

• was durch die Aussenkommunikation erreicht werden soll
• wer über das Projekt informiert werden soll
• zu welchem Zeitpunkt
• mit welchen Mitteln

Erstellen Sie oder die Delegierte ein Kommunikationskonzept, das für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar ist. Das Kommunikationskonzept muss der Grösse des Projekts angepasst sein.

Reflexionsfragen

• Es gibt ein Kommunikationskonzept, das die Kommunikation nach Innen und nach Aussen regelt
• Die festgehaltenen Kommunikationsregeln werden befolgt, das Konzept regelmässig überprüft und entsprechend angepasst