Finanzcontrolling
In der Implementierungsphase müssen die Einhaltung des Budgets periodisch überprüft und allfällige Abweichungen bei den einzelnen Budgetposten (Konti) dokumentiert und begründet werden.
Budgetperioden
Die Überprüfung der finanziellen Entwicklung wird am besten an die Meilensteintermine gekoppelt, die sie zur Etappierung Ihres Projekts gesetzt haben. Auf diese Weise hat man stets den Überblick über die finanzielle Entwicklung des Projekts und kann bei Bedarf korrigierend eingreifen.
In vielen Organisationen ist es üblich, auch für Projekte Jahres- oder Mehrjahresbudgets zu erstellen. Manchmal passt deshalb die zeitliche Gliederung der Finanzplanung nicht optimal zur zeitlichen Gliederung des Projekts. Die Buchhaltung sollte jederzeit – also auch an den Meilensteinterminen – in der Lage sein, über den aktuellen Stand informieren zu können.
Zeitbudget
Für jede Massnahme, die im Zielsystem Wirkungen erzeugen soll, sowie für jede Kernaufgaben im Projekt sollte im Voraus der zeitliche Aufwand (in Arbeitstagen oder -stunden) geschätzt und festgehalten werden. Dies hilft, unter verschiedenen möglichen Massnahmen eine bezüglich der Personalkosten günstige Variante auszuwählen.
Vergleich von Aufwand und Nutzen
Der personelle und finanzielle Aufwand für die verschiedenen Massnahmen, die sie in der vergangenen Projektetappe umgesetzt haben, können ins Verhältnis zu den Wirkungen gesetzt werden, die damit erzeugt worden sind. Das Verhältnis von Aufwand (Kosten) und Nutzen gibt Hinweise darauf, ob die gewählte Vorgehensweise nicht nur effektiv (wirksam) - was die Evaluation hoffentlich bestätigt - sondern auch effizient (wirtschaftlich) ist.
Das setzt voraus, dass die Projektleitung die Budgethoheit hat, das heisst, die Einnahmen und Ausgaben im Rahmen des gesamten Budgets beeinflussen kann und darf.
Je nach Einschätzung der aktuellen Situation kann es vorteilhaft sein, einzelne Konti auf Kosten anderer zu überziehen, so dass die insgesamt vorhandenen Mittel effizient zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden können.
Zeitprotokoll
Ein Vergleich von Aufwand und Nutzen kann erst dann erfolgen, wenn die Arbeitszeit, welche die Umsetzung der einzelnen Massnahmen erfordert, in geeigneter Weise dokumentiert ist. Jeder Akteur im Projekt sollte eine genaue Aufstellung darüber machen, wie viel Zeit er oder sie wofür aufwendet.
Was Sie daran hindern könnte, diese Aspekte zu berücksichtigen
- Sie haben das finanzielle Controlling nicht an die Meilensteine des Projekts gekoppelt. Darum bleiben Überlegungen zu Aufwand und Nutzen einzelner Massnahmen bei der Projektsteuerung unberücksichtigt
- Sie scheuen den Aufwand, ein Zeitprotokoll zu führen oder fürchten sich vor der dadurch entstehenden Transparenz
Was Sie gewinnen können
Wenn Sie den personellen und finanziellen Aufwand mit dem Nutzen – insbesondere der Wirksamkeit von Massnahmen – vergleichen, können Sie Ihr Projekt besser steuern und dazu beitragen, dass die vorhandenen Mittel effizient zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden. Mit einem Zeitprotokoll lässt sich die Angemessenheit der Einschätzung des personellen Aufwands für einzelne Massnahmen (Zeitbudget) überprüfen.
Was Sie konkret tun können
Vergleichen Sie periodisch die Einnahmen und Ausgaben mit Ihrem Budget. Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen in vielen Fällen eine automatische Berechnung der Abweichungen vom Budget. Erfassen Sie fortlaufend die Zeit, die Sie und Ihre Teammitglieder für die verschiedenen Aufgaben benötigen, die bei der Planung, Umsetzung und Evaluation Ihres Projekts anfallen. Dann haben Sie beim nächsten Projekt eine ideale Grundlage für eine realistische Einschätzung des personellen und zeitlichen Aufwands.
Reflexionsfragen
- Wird die Einhaltung des Budgets periodisch überprüft?
- Wird der Aufwand an Arbeitszeit für alle Aktivitäten detailliert erfasst?
- Können alle Abweichungen vom Budget begründet werden?
- Werden bei der Detailplanung und bei Anpassungen der Vorgehensweise Überlegungen zum Verhältnis Kosten-Nutzen der einzelnen Massnahmen berücksichtigt?